Die elektronische Personalakte – Effizientes und sicheres HR-Management hilft Personalleitern im öffentlichen Sektor

Personalverwaltungsprozesse effizient und kostensparend gestalten

Ihr Experte für Fragen

Stephan Weber
Partner bei PwC Deutschland
E-Mail

Personalakten in Papierform sind gerade im Öffentlichen Sektor noch weit verbreitet. Klar ist aber, dass sie gegenüber digitalen Personalakten einige Nachteile haben: Sie nehmen viel Raum ein und erschweren die Ablage sowie die Suche von Dokumenten. Außerdem können sie nur von einem Ort aus eingesehen werden. Und besonders kritisch: Gehen Akten in Papierform einmal verloren, sind die in ihnen enthaltenen Daten in der Regel für immer verloren. Die elektronische Personalakte bietet demgegenüber entscheidende Vorteile. 

Lesen Sie im Folgenden,

• wie Sie mit der elektronischen Personalakte Zeit, Platz und Kosten sparen,
• wie Sie mit der E-Personalakte die Datensicherheit erhöhen und Fehler vermeiden,
• welche Compliance-Anforderungen es bei der Einführung zu beachten gilt,
• wie PwC Sie bei der Umstellung auf die E-Akte unterstützt.

Unternehmen und Behörden benötigen für die Aktenaufbewahrung Archivräume. Mit zunehmender Mitarbeiteranzahl wächst die Aktenmenge – mitunter so stark, dass dafür zusätzliche Räume erforderlich werden. Mit einer digitalen Personalakte entfällt dieser enorme Platzbedarf. Hinzu kommt, dass die E-Akte Zeit spart. Denn wenn Dokumente digital erzeugt werden, lassen sie sich schneller ablegen – oft mit nur wenigen Klicks. 

Auch lassen sich E-Akten viel einfacher einsehen: Insbesondere bei räumlich verteilten kommunalen Unternehmen und Behörden lässt sich viel Zeit sparen, weil sich die Akte von unterschiedlichen Orten aus gleichzeitig öffnen lässt.

E-Akten erhöhen die Sicherheit

Oftmals gelten Personalakten in Papierform als besonders sicher, weil etwa Zugriffe durch angeschlossene IT-Systeme nicht möglich sind. Dem stehen jedoch andere Risiken gegenüber, die Behörden und kommunale Unternehmen unserer Erfahrung nach mitunter unterschätzen. Insbesondere ist die Gefahr groß, dass analoge Akten abhandenkommen – insbesondere, wenn sie nur einmal existieren. Gehen wichtige Akten mit sensiblen Daten verloren, kann dies rechtliche und finanzielle Konsequenzen haben. 

Demgegenüber sind die Sicherheit und die Verlässlichkeit der Informationen bei E-Akten deutlich höher. Voraussetzung ist ein leistungsfähiges Internes Kontrollsystem (IKS). Es hilft beispielsweise dabei, Fehler in den Personalverwaltungsprozessen zu vermeiden und unberechtigte Zugriffe zu vermeiden.

Compliance-Anforderungen beachten

Apropos Sicherheit: Bei der Umstellung der Personalakten von der Papierform in digitale Formate gilt es, wichtige Compliance-Anforderungen zu beachten. Dazu zählen insbesondere die europäische Datenschutzgrundverordnung (EU-DSGVO) sowie die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD).

PwC-Unterstützung in 6 Schritten: Vom Konzept bis zur Umsetzung

Zunächst helfen Ihnen unsere Experten dabei, die Rahmenbedingungen zu schaffen und zu evaluieren, etwa durch Anforderungsmanagement, Testmanagement und Risikoberichterstattung. 

In der zweiten Phase erstellen wir gemeinsam mit Ihnen die fachlichen und technischen Konzepte für die Einführung der E-Personalakte. Und in einem dritten Schritt unterstützen wir Sie dabei, die Konzepte umzusetzen. In der vierten Phase testen wir das System: Treten Fehler auf? Wie reagieren die Nutzer auf Software und Prozesse? In einem fünften Schritt unterstützen wir Sie, in Form von Trainings den Umgang mit der elektronischen Personalakte zu vereinfachen. In sechsten und letzten Schritt unterstützen und beraten wir Sie beim Betrieb des neuen Programms – auf Wunsch auch fortlaufend.