Großprojekte effizient steuern. Dashboards im öffentlichen Multiprojekt-Management

Öffentliche Großprojekte werden häufig ineffizient gemanagt

Die Verwaltung sieht sich häufig öffentlicher Kritik ausgesetzt – insbesondere, wenn es um die Planung und Durchführung von Großprojekten geht: Kosten- und Zeitbudgets werden häufig überschritten, im schlimmsten Fall bleiben sie unabgeschlossen. Hinzu kommt, dass technologische Veränderungsprozesse, wie die digitale Transformation, die öffentliche Verwaltung vor neue Herausforderungen stellen. 

Viele der öffentlichen Großprojekte haben eines gemeinsam: Sie scheitern an erheblichen Defiziten bei der Planung und Steuerung. Abhilfe schaffen kann hier die strukturierte Erfassung aller relevanten Daten und ihre standardisierte, benutzerfreundliche und individualisierbare Aufbereitung mit einem digitalen Steuerungsinstrument – eine Dashboard-Lösung für das Multiprojekt-Management.

Enorme Kostensteigerungen sind die Regel

Öffentliche Infrastrukturprojekte werden in Deutschland im Durchschnitt um 73 Prozent teurer als ursprünglich geplant – dies ist das Kernergebnis einer Studie, die die Hertie School of Governance durchgeführt hat. Bei IT-Projekten sind die Kostensteigerungen im Vergleich zur Planung mit 395 Prozent (!) besonders hoch. Energieprojekte weisen eine durchschnittliche Steigerung von 136 Prozent auf, bei Rüstungsprojekten sind es 87 Prozent. 

Die bekanntesten Beispiele für Großprojekte der Öffentlichen Hand mit deutlichen Kosten- und Zeitüberschreitungen sind etwa der Bau des Stuttgarter Bahnhofs S21, der Flughafen Berlin-Brandenburg (BER) oder das gescheiterte Steuerverwaltungsprogramm FISCUS. 

Durchschnittliche Kostensteigerungen von öffentlichen Infrastrukturprojekten im Öffentlichen Sektor

Dashboards bringen klaren Mehrwert

Der Bedarf an Business-Intelligence-Software und Dashboards ist groß, wie die Marktentwicklung der vergangenen Jahre zeigt – Technologieunternehmen wie Microsoft, SAP, IBM, SAS und Oracle verzeichneten allein im Jahr 2017 8,5 Milliarden Euro Umsatz mit ihren Lösungen. 

Unternehmen sehen Dashboards inzwischen als entscheidendes Steuerungsinstrument – über alle Branchen, Unternehmensfunktionen und Länder hinweg. Auch die Öffentliche Hand kann die Potenziale solcher Lösungen nutzen. Dashboards unterstützen sie, indem sie

1. Vorhandene Daten effektiv nutzen

Voraussetzung für das erfolgreiche Management von öffentlichen Großprojekten ist eine verlässliche Datenbasis. Aus zahlreichen Kundenprojekten wissen wir, dass die Datenbasis in der öffentlichen Verwaltung zwar meist groß ist. Doch bestehen zum Teil erhebliche Defizite bei

• der Qualität, 
• der Aktualität,
• der Einheitlichkeit,  
• der Vollständigkeit sowie 
• der Verfügbarkeit der Daten in Echtzeit.

PwC führt zunächst eine umfassende Analyse der vorhandenen Daten durch, optimiert die Datenerhebung und schafft damit die Voraussetzungen dafür, dass Daten in Echtzeit verfügbar sind.

2. Daten strukturiert und individuell aufbereiten

Unsere Erfahrungen aus vielen Projekten mit Bund, Ländern und Gemeinden zeigt: Daten müssen nicht nur vollständig verfügbar, sondern auch kommunizierbar sein. Dazu müssen die entscheidenden Kennzahlen aussagekräftig und verständlich in Grafiken und Statistiken aufbereitet sein. Erfolgt dies nicht, birgt dies Risiken. Womöglich

• treffen Verantwortliche falsche Entscheidungen auf Grund unvollständiger, falscher oder falsch interpretierter Daten,
• ist die Kommunikation mit relevanten Stakeholdern und der Öffentlichkeit erschwert – und damit auch die Akzeptanz eines Projekts. 

PwC analysiert bereits vor der Einführung die unterschiedlichen Informationsbedürfnisse der unterschiedlichen Stakeholder-Gruppen so, dass die grafische Darstellung des Dashboards deren individuelle Anforderungen erfüllen. 

3. Alle Projektdimensionen integrieren, relevante Daten intuitiv nutzen

Fehlentwicklungen bei öffentlichen Großprojekten sind oftmals auf mangelnde Transparenz über die verschiedenen Projektphasen und -dimensionen hinweg zurückzuführen. Häufig werden die einzelnen Dimensionen isoliert voneinander betrachtet – zum Beispiel der Haushaltsmittelabfluss auf ministerieller Ebene oder die zeitliche Entwicklung auf operativer Ebene.

Das von PwC entwickelte Dashboard hilft, solche Risiken für das Projektmanagement zu vermeiden. Denn es bietet Anwendern eine kontinuierliche und umfassende Übersicht aller projektrelevanten Daten. Datenpunkte wie Projektfortschritt, Haushaltsmittelabfluss, Risiken usf. werden mit zeitlichen Datenverläufen im Zusammenhang betrachtet. 

Der Vorteil: Alle relevanten Daten stehen Entscheidungsträgern jederzeit und in intuitiv verständlicher Form zur Verfügung. Auf dieser Basis können sie fundierte Entscheidungen treffen – auf allen Ebenen der Verwaltungen.

Dashboards strukturiert einführen

Wenn wir Dashboards entwickeln und einführen, gehen wir strukturiert vor und stimmen uns zu jedem Zeitpunkt eng mit unserem Auftraggeber ab. So stellen wir sicher, dass dessen individuelle Anforderungen in der Dashboard-Lösung berücksichtigt sind.  

Insbesondere die folgenden vier Aspekte leiten unser Handeln an:

1. Wirtschaftlichkeit
Die von PwC entwickelten Dashboard-Lösungen sind handhabbar und ressourcenschonend. Wir behalten bei jedem Projektschritt das Kosten-Nutzen-Verhältnis im Blick, Auftraggeber profitieren von maximaler Transparenz und Steuerungsfähigkeit.

2. Integrationsfähigkeit
Unsere Dashboard-Lösungen sind mit vorhandenen IT-Systemen und Prozessen kompatibel. So vermeiden wir unverhältnismäßigen Mehraufwand für Administratoren und Nutzer gleichermaßen.

3. Akzeptanz
Die beste Lösung bringt nichts, wenn die Anwender sie ablehnen. Daher knüpfen wir möglichst an bestehende oder begonnene Systeme an, um den Nutzern den Zugang so einfach wie möglich zu machen.

4. Perspektive
Wenn wir ein Dashboard einführen, geht es zunächst um eine verbesserte Steuerungsfähigkeit. Von Anfang an behalten wir allerdings technische Weiterentwicklungen oder mögliche zukünftige Anforderungen im Blick. Diese lassen sich dank modularer Ergänzungen des Dashboards erfüllen. Die Entwicklung und Einführung des Dashboards erfolgen in einem Drei-Stufen-Modell, dargestellt in Form einer Pyramide.

Drei Stufen-Modells zur Erstellung eines Dashboards

Unterste Stufe: Zunächst führt PwC eine präzise Analyse durch: Welche Berichtswege und -werkzeuge bestehen? Welche strategischen Leitlinien und operativen Ziele verfolgt unser Auftraggeber?

Mittlere Stufe: Ausgehend von den definierten Zielen legen wir Kennzahlen zur Erfolgsmessung fest. Sie dienen als Grundlage für das Dashboard, das diese Kennzahlen als Grafiken und Statistiken aufbereitet. 

Oberste Stufe: Das Dashboard selbst gibt in einem Top-down-Ansatz Entwicklung und Struktur der Kennzahlen vor.

Wie ein nach diesem Stufenplan entwickeltes Dashboard mit drei Ebenen (Multi-Level-Dashboard) konkret aussehen kann, veranschaulichen die folgenden Grafiken:

Level 1: Entwicklung des gesamten Projektportfolios
Anwender gewinnen rasch einen Überblick über alle laufenden Projekte der jeweiligen Organisation – und können bei Fehlentwicklungen oder Risiken rasch reagieren.

Level 2: Entwicklung einzelner Projektkategorien
Mit Projektkategorien sind bestimmte Projektarten oder Sektoren einer Organisation gemeint. In dieser Ansicht finden Anwender Informationen zu einem ausgewählten Teil des Projektportfolios.

Level 3: Entwicklung der Einzelprojekte
Auf dieser Ebene sind alle relevanten Informationen und Datenpunkte des jeweiligen Einzelprojekts dargestellt. Nutzer können alle Entwicklungen und Risiken einfach und intuitiv nachvollziehen.

Mehrwert durch Zusatzfunktionen steigern

Nutzer von Multi-Level-Dashboards profitieren davon, dass relevante Daten und Kennzahlen stets vollständig, intuitiv erfassbar und in Echtzeit zur Verfügung stehen. Die Potenziale der von PwC entwickelten Lösung lassen sich weiter ausschöpfen, indem Organisationen das Dashboard mit anderen Projektmanagementtechniken und Controllingmethoden kombinieren – etwa Kennzahlen der Earned Value Analysis zur Bewertung des Projektfortschritts oder die Definition von Arbeitspaketen nach agilen Prinzipien.

Eine besondere Funktion ist unser KI-gestütztes Tool „Reporting 5.0“: Die KI „lernt“ mit Hilfe von Eye-Tracking, wie Anwender auf dem Dashboard lesen. Daraus gewinnen wir wichtige Erkenntnisse über die individuellen Informationsbedürfnisse des einzelnen Nutzers – und können die Darstellung des Dashboards entsprechend anpassen.