Präsenzkultur in Verwaltungen: Veränderung ist gewünscht, aber noch keine Realität
Der erste Lockdown im Zuge der Coronavirus-Pandemie im Frühjahr 2020 brachte auch für Verwaltungen und Behörden einen Digitalisierungsschub. Entwicklungen, die normalerweise Jahre gedauert hätten, sind innerhalb von Wochen erfolgt. So waren vor März 2020 nur 16 Prozent der Beschäftigten ganz oder teilweise im Homeoffice tätig. Während des ersten Lockdowns waren es fast drei Viertel (73 Prozent), im Herbst 2020 arbeitete dann wieder mehr als die Hälfte (58 Prozent) im Büro. Das Ende der reinen Präsenzkultur im öffentlichen Sektor bedeutet das also noch nicht – dabei wünschen sich das viele Mitarbeitende und Führungskräfte.
Die Studie „Homeoffice in der Verwaltung. Erfahrungen, Grenzen und Chancen für die Zukunft der Verwaltung“ von PwC Deutschland und der Universität Potsdam zeigt, dass Verwaltungsmitarbeitende auch im Homeoffice gut und effizient arbeiten.
Die Studie im Überblick
Verwaltungsmitarbeitende nutzen im Homeoffice häufig private Technik
„Die Beschäftigten in den Verwaltungen wollen sich und ihre Arbeitsweise weiterentwickeln, auf allen Hierarchieebenen. Dafür benötigen sie die entsprechenden technischen Möglichkeiten und Rahmenbedingungen.“
Drei Viertel der Befragten (74 Prozent) haben zu Hause grundsätzlich einen geeigneten Arbeitsplatz. Doch häufig fehlt ihnen die technische Ausstattung: Nur knapp die Hälfte der Beschäftigten (49 Prozent) verfügt über einen Dienst-Laptop und lediglich 5 Prozent nutzen ein von Arbeitgeber:innen gestelltes Tablet. Ein sicherer VPN-Internetzugang fehlt fast jedem Zweiten (48 Prozent). Zugang zu E-Akten von zuhause aus hat nur jeder Dritte (31 Prozent), und nur rund ein Viertel der Befragten tauscht sich regelmäßig per Videokonferenz aus (26 Prozent). Die Folge mangelnder Ausstattung: Jeder Dritte (34 Prozent) hat im Homeoffice ganz oder teilweise private Technik genutzt.
Die Studienautor:innen betonen: Der erste Lockdown im Frühjahr 2020 habe zwar gezeigt, dass Digitalisierung und Heimarbeit auch bei Behörden und Verwaltungen möglich sind. Zum Teil müssten Mitarbeitende allerdings weiterqualifiziert werden – und Verwaltungen sollten dringend flexibel einsetzbare Technik nachrüsten, zum Beispiel Laptops, aber auch Software und digitale Infrastruktur generell. Damit insbesondere finanzschwache und kleine Kommunen nicht von den Entwicklungen überrollt und abgehängt werden, müssen die Länder sie einfacher und umfassender unterstützen.
Im Homeoffice leidet weder die Arbeitsqualität noch die Produktivität der Beschäftigten
„Die Digitalisierung erfordert digitale Kompetenzen sowie ein hohes Maß an Vertrauen und Offenheit für Neues, und zwar auf allen Ebenen. Sinnvoll sind auch Fortbildungen für Führungskräfte sowie Mitarbeitende, zum Beispiel zum Thema digitale Kommunikation.“
Wie steht es um die Produktivität im Homeoffice? Auch das hat die Studie untersucht. Ergebnis: Etwa zwei Drittel der Beschäftigten (65 Prozent) finden, dass sie im Homeoffice genauso effizient oder sogar besser als im Büro arbeiten. Lediglich ein gutes Drittel (35 Prozent) hält die Arbeitsergebnisse im Homeoffice für schlechter, bei den Führungskräften waren es etwa genauso viele (36 Prozent).
Insgesamt wünschen sich etwa 6 von 10 Beschäftigten (61 Prozent) mehr Möglichkeiten, von zuhause (oder einem anderen Ort) aus zu arbeiten. Bei den unter 40-Jährigen waren es sogar 70 Prozent – und das, obwohl diese Altersgruppe im Lockdown im Frühjahr 2020 besonders gefordert war, weil sie Arbeit, Kinderbetreuung und Homeschooling miteinander vereinbaren musste. Ein weiteres Studienergebnis: Werden Kinder in Kitas und Schulen betreut, hat die Elternschaft keinen Einfluss auf Arbeitsqualität oder Effizienz.
Für die erfolgreiche Arbeit zu Hause braucht es gute Rahmenbedingungen und funktionierende Regelungen. Hierzu gehört auch die Qualifizierung der Mitarbeitenden und neue Kommunikationswege, sowie ein hohes Maß an Vertrauen zwischen Mitarbeitenden und Führungskräften.
Zukunftsmodell hybride Arbeitsformen
„Die Menschen wünschen sich hybride Arbeitsformen, also einen Mix aus Präsenz im Büro und Homeoffice. Mischformen sind wichtig, weil bei reinem Homeoffice der Zusammenhalt unter den Beschäftigten leiden könnte.“
Durch den ersten Lockdown ist die Zufriedenheit der Mitarbeitenden im Homeoffice signifikant gestiegen. Das gegenseitige Vertrauen zwischen Mitarbeitenden und Vorgesetzten ist dabei groß: 84 Prozent der Vorgesetzten sagten, dass sie ihren Mitarbeitenden vertrauten; umgekehrten äußerten sich so 81 Prozent der Mitarbeitenden.
Insgesamt 88 Prozent der Beschäftigten wünschen sich, künftig genauso viel oder sogar mehr im Homeoffice zu arbeiten, aber auch für bestimmte Aufgaben ins Büro zu fahren. Behörden sollten daher rasch neue Arbeitsmodelle entwickeln, die diesem Bedürfnis nach einer Mischung aus Büropräsenz und Homeoffice entsprechen.
Insgesamt zeigt sich: Je größer der Anteil der Telearbeit, umso höher sind auch die Zufriedenheit und Arbeitsproduktivität der Beschäftigten. Hybride Arbeitsmodelle können auch die Chancen des ländlichen Raums vergrößern und den öffentlichen Sektor für begehrte Nachwuchskräfte attraktiver machen. Außerdem können Verwaltungen Kosten sparen, wenn durch mehr Homeoffice Büros in den meist teuren Innenstadtlagen in geringerem Maße benötigt würden. Co-Working-Spaces in wichtigen Pendlerorten könnten die herkömmlichen Büros als sozialen Treffpunkt ersetzen. Dies würde die Beschäftigten vernetzen und gleichzeitig die (oft hohen) Mietkosten für Büros reduzieren.
„Die Gelegenheit ist günstig. Das hohe Vertrauensniveau, das zwischen Mitarbeitenden auf der einen und Führungskräften auf der anderen Seite besteht, lässt sich gut als Ressource für einen weitergehenden Wandel nutzen. Das ist eine gute Basis, um einen umfassenden ‚Pakt für die Verwaltung von morgen‘ auszuhandeln.“
Die Methodik
Die Wirtschaftsprüfungs- und Beratungsgesellschaft PricewaterhouseCoopers (PwC) und die Universität Potsdam haben für die Studie im Sommer und Herbst 2020 Führungskräfte und 1200 Beschäftigte von Verwaltungen in Behörden auf Landes- und Kommunalebene online und in 18 Tiefeninterviews befragt.
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