Der Fokus des zukünftigen IT-Controllings liegt auf wertorientiertem Performance Management
In den letzten Jahren konnten wir beobachten, dass die IT-Budgets in allen Branchen stetig steigen. Haupttreiber: die Digitalisierung. Da der Anteil der IT-Kosten am Gesamtbudget wächst, hat das Thema für Chief Financial Officers (CFOs) und Chief Information Officers (CIOs) an Bedeutung gewonnen. Die Hälfte der Befragten berichten an den CFO und die Hälfte an den CIO. Die Informationstiefe unterscheidet sich zwischen beiden Berichtslinien sehr deutlich – beide eint der deutlich formulierte Bedarf nach mehr Wertorientierung in der Entscheidungsunterstützung. Ein effizientes Abwickeln des traditionellen Tagesgeschäfts mit Kostenzuordnung, -verrechnung und -abrechnung wird als gegeben hingenommen – erwartet wird insbesondere ein klarer Fokus auf Wertbeitragsmessung der IT und aktive Optimierung der IT-Kosten. Für 96 Prozent der Befragten sind das die wichtigsten Aufgaben.
In dieser Studie erfahren Sie, wie sich Unternehmen aufstellen sollten, um vor allem die beiden Aufgaben zu bewältigen.
Die Studie im Überblick
Die alten und neuen Herausforderungen im IT-Controlling
Die meisten Befragten gaben an, dass sie traditionelle Themen wie Kostenrechnung und Reporting gut beherrschen; als herausfordernd empfinden sie, die IT-Planung an die sich ständig ändernden Anforderungen anzupassen und die Kosten zu senken. Besonders spannend: Der bisherige Fokus des IT-Controllings auf Kosten verschiebt sich, da die IT- und Fachabteilungen zunehmend wertbezogene Aussagen von der Abteilung fordern, auch mit Blick auf die IT-Strategie. Das IT-Controlling soll
- dabei unterstützen, den tatsächlichen Wert, sprich Nutzen einer Lösung nachzuverfolgen, nachdem sie implementiert wurde
- Wissen und Erfahrung beim Schätzen des Investitionswerts für Business Cases einbringen
- mithelfen, KPI-Systeme zu gestalten und zu implementieren, in denen technologische, finanzielle und geschäftliche Kennzahlen verknüpft sind.
Dies soll sich auch in den Management-Reportings niederschlagen: Im Durchschnitt machen nicht-finanzielle Kennzahlen (KPIs) derzeit nur 13 Prozent der Berichtsinhalte aus.
Performance-Management wird immer wichtiger
Um stärker wertorientiert zu arbeiten, müssen die IT-Controller die Technologien verstehen und eng mit den IT-Verantwortlichen zusammenarbeiten. 45 Prozent der Befragten glauben, dass Performance Management in Zukunft die Haupttätigkeit der IT-Controller sein wird. Auch das Managen von Skills, Kapazitäten und IT-Portfolios gewinnt an Bedeutung. In Summe vergrößert sich also das Aufgabenspektrum des IT-Controllings.
Die Tools: Sehr wichtig – und mit Luft nach oben
Da das IT-Kosten- und Wertmanagement datengetrieben ist, hängen seine Leistung und Qualität sehr von den eingesetzten Tools ab. Die Studie zeigt: alle IT-Controller nutzen Excel, bis auf zwei verwenden alle ERP-Systeme und ungefähr die Hälfte selbstentwickelte Tools – und sie sind damit recht zufrieden. Nur 40 Prozent setzen spezielle Anwendungen zum IT Financial Management (ITFM) ein.
Das finden wir bemerkenswert: Denn Unternehmen scheitern oft daran, eine „Single Source of Truth“ zu etablieren, die Kostenflüsse transparent macht und wichtige IT-Daten liefert – dabei kann dies gravierende Folgen für die Datenqualität mit sich bringen.
Globales IT-Controlling: Datenqualität ist Trumpf
Da sich IT-Organisationen zunehmend globalisieren, muss das IT-Controlling eine einheitliche Datenstruktur auf Konzernebene gewährleisten und Governance-Leitlinien aufstellen. Dabei rückt das Thema Datenqualität in den Vordergrund. Insbesondere, da sie eine wichtige Voraussetzung zu einer erfolgreichen Automatisierung ist, die wiederum die Basis dafür bildet, dass sich Mitarbeiter:innen auf wertschöpfende Tätigkeiten des Performance-Managements konzentrieren können.
Die meisten Unternehmen hadern mit der Datenqualität – nur rund ein Drittel empfinden sie als zufriedenstellend. Insbesondere fällt es schwer, weltweit zu überwachen, ob Regeln eingehalten werden, und zu analysieren, was die Ursachen für Probleme sind. Hierzu stellt ein transparentes IT-Kosten- und Werteflussmodell die Basis dar.
Benefit Tracking und Kostensenkung erfordern spezifische Methoden und Prozesse
Grundsätzlich glauben die Befragten, dass sie auf Veränderungen angemessen reagieren. Dem Dauerthema Kostenreduzierung begegnen die reifen Abteilungen, indem sie Prozesse aufsetzen, die alle wesentlichen Kostentreiber regelmäßig optimieren. Dass sie sich beim Benefit Tracking unter Druck fühlen, liegt zum einen daran, dass sie zunächst eine Methodik zur Messung entwickeln müssen. Zum anderen spezifizieren die zugrundeliegenden Business Cases in der Regel nicht klar, was der definierte und messbare Nutzen ist.
„Das IT-Controlling muss seinen eigenen Wert viel deutlicher nach außen zeigen, indem es die klassischen Kostenrechnungsthemen weitgehend automatisiert und seine Kapazitäten für wertorientierte Lösungen – Benefit Tracking, integrierte Kennzahlensysteme und Kostenoptimierung – einsetzt.“
Die Methodik
An dieser Studie haben 2020 23 Unternehmen aus Deutschland und der Schweiz teilgenommen. Sie repräsentieren zehn Branchen, vom Einzelhandel über die industrielle Fertigung bis zum Versicherungswesen. Das Umsatzvolumen der Organisationen reicht von rund 500 Millionen bis über 100 Milliarden Euro.
Für die Umfrage ließen wir die Unternehmen zunächst einen detaillierten Fragebogen ausfüllen, den wir zuvor dezidiert ausgearbeitet hatten. Die Antworten analysierten wir sorgfältig und formulierten sie dann als Hypothesen. Danach führten wir mit mehr als 70 Prozent der Teilnehmer ausführliche Folgegespräche, um ihre Angaben zu validieren und unsere Hypothesen zu diskutieren.
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