08 Juli, 2019
Seit dem 25. Mai 2018 gilt die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Sie bringt zahlreiche neue Anforderungen. Eine der bedeutsamsten Neuerungen: Unternehmen müssen nachweisen, die Anforderungen der DSGVO eingehalten zu haben (sog. „Rechenschaftspflicht“). Bei Verstößen drohen Geldbußen in Höhe von bis zu vier Prozent des weltweit erzielten Jahresumsatzes oder bis zu 20 Millionen Euro.
Für die nutzerfreundliche Verwaltung von Prozessen und Informationen sowie eine korrekte Umsetzung der DSGVO hat PwC das System „PwCs Data Protection Manager“ entwickelt. Bei der Entwicklung spielte die langjährige Praxiserfahrung der beteiligten PwC-Kolleginnen und -Kollegen in der Datenschutzberatung eine entscheidende Rolle.
„Der Rechenschaftspflicht können Unternehmen in der Regel nur nachkommen, wenn sie mit Hilfe von Systemen ihre Prozesse, Anwendungen und Maßnahmen nachvollziehbar dokumentieren und verwalten.“
Bereits die Aufnahme von Prozessen und Informationen in den verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens wurde möglichst einfach gestaltet: Der PwCs Data Protection Manager bietet einen Fragebogen, mit dessen Hilfe die verantwortlichen Beschäftigten Angaben zu den personenbezogenen Daten in ihren Prozessen und Anwendungen eintragen können. Neben der Online-Funktionalität ist auch die Nutzung eines auf Microsoft Excel basierenden Fragebogens möglich. Dieser wird „offline“ ausgefüllt und im Anschluss in die Cloud des PwCs Data Protection Managers hochgeladen. Als Ergebnis stellt die Software die erfassten Prozesse automatisiert als Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten und in der Datenflusslandkarte dar. Daneben gibt es weitere vielfältige Funktionalitäten für Kunden.
Kurzum: Mit dem PwCs Data Protection Manager bietet PwC ein System, das allen Unternehmen die Umsetzung des Data Protection Management (DPM) enorm erleichtert.
„PwCs Data Protection Manager ersetzt keine rechtliche Beratung oder gar einen Datenschutzbeauftragten. Allerdings können durch die Unterstützung der Software die Arbeitsabläufe im Bereich des Datenschutzes in Unternehmen deutlich standardisiert und vereinfacht werden,“ sagt Dr. Jan-Peter Ohrtmann, Rechtsanwalt, Partner und Experte für Datenschutz bei PwC. „Dadurch wird der Aufwand für die Kunden erheblich reduziert. Den PwCs Data Protection Manager haben wir in unserer eigenen Beratungspraxis bereits erfolgreich eingesetzt.“
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Funktionalität: Die Aufnahme der Verarbeitungstätigkeiten (in der Software als „Prozesse“ bezeichnet) gemäß Art. 30 DSGVO erfolgt durch einen vorbereiteten Fragebogen mit insgesamt etwa 40 Fragen. Der Benutzer wird dabei durch die Software durch den Fragebogen geleitet. Die Beantwortung des Fragebogens kann jederzeit unterbrochen und an der gleichen Stelle zu einem späteren Zeitpunkt fortgesetzt werden. Auch können Fragebögen von unterschiedlichen Personen bearbeitet werden. Ein umfangreiches Rechtekonzept ermöglicht eine genaue Aufgabenzuweisung.
Aus den Antworten sämtlicher Fragebögen erzeugt die Software automatisch das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten nach Maßgabe von Art. 30 DSGVO. Durch eine Filterfunktion kann das Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten für einzelne Unternehmen, einzelne Abteilungen oder sogar einzelne Prozessverantwortliche separat erzeugt werden.
Sämtliche Änderungen an einem Prozess werden in einer Historie gespeichert, sodass auch im Nachhinein stets nachvollziehbar ist, welche Personen welche Änderungen vorgenommen haben.
„Mit dem DSGVO e-Learning bietet Ihnen PwC ergänzend zum PwCs Data Protection Manager die Möglichkeit einer Online-Schulung.“
Partner, Cybersecurity, Data Protection & IP Leader, Global Legal Business Solutions Network, PwC Germany
Tel.: +49 171 7614597
