Outsourcing meistern: Warum Kostentransparenz wichtiger denn je ist

Die Studie im Überblick

Die Finanzbranche sieht in Outsourcing nach wie vor einen wichtigen Hebel zur Erreichung strategischer Ziele. Effizienzsteigerungen und Kosteneinsparungen rangieren dabei an zweiter Stelle der wichtigsten Gründe für Auslagerungsaktivitäten. Allerdings offenbart unsere Studie eine Diskrepanz zwischen Anspruch und Wirklichkeit: 57 % der Befragten geben an, dass sie die angestrebten Kosteneinsparungen durch Outsourcing nur minimal oder teilweise erreichen. Diese Kluft unterstreicht ein grundlegendes Problem: keine vollständige Transparenz bei den Kostentreibern im Outsourcing-Prozess.

Lediglich 21 % der Teilnehmenden geben an, vollständige Transparenz über die Kostentreiber ihrer ausgelagerten Prozesse zu haben. Über 79 % führen keine umfassende Bewertung der Outsourcing-Kosten durch. Ein ähnlich ernüchterndes Bild zeigt sich bei Outsourcing-Projekten: Nur 31 % der Befragten geben an, dass ihr Ansatz „vollständig“ oder „größtenteils“ alle Kosten im Zusammenhang mit neuen oder bestehenden Auslagerungsprojekten evaluiert. In einer Zeit, in der Outsourcing-Kosten voraussichtlich steigen werden, wird es für Finanzinstitute immer wichtiger, einen rigoroseren Ansatz im Kostenmanagement zu verfolgen. Die aktuelle Situation deutet darauf hin, dass viele Akteure in der Finanzbranche unzureichend auf diese Herausforderungen vorbereitet sind. Lediglich 28 % der Befragten gaben an, die Leistung ihrer Dienstleister regelmäßig anhand von Einsparungszielen zu überprüfen.

Cloud Computing gewinnt weiter an Bedeutung

Obwohl das Thema generative künstliche Intelligenz (GenAI) im vergangenen Jahr sämtliche Technologiediskussionen bestimmte, sind Cloud-Technologien für die Outsourcing-Studienteilnehmer:innen wichtiger als künstliche Intelligenz.

Trotz dieser Einordnung betreiben etwa 65 % der Befragten ihre Anwendungen noch fast ausschließlich on premise, während die übrigen 35 % bereits bestimmte Funktionen in eine Cloud-Umgebung migriert haben. Der Grad der (teilweisen) Cloud-Auslagerung ist besonders hoch bei den zentralen IT-Funktionen (55 %) und besonders niedrig beim Vertragsmanagement (22 %) sowie bei Back-Office-Funktionen wie Wertpapierabwicklung und Zahlungsverkehr (ca. 27 %).

Für die Zukunft planen die Befragten, weitere Funktionen und Prozesse in eine Cloud-Umgebung zu verlagern und den durchschnittlichen Grad des Cloud-Sourcings in den nächsten zwei Jahren auf etwa 45 % zu erhöhen. Trotz dieses Trends plant die Mehrheit der Befragten, das Vertragsmanagement vor Ort zu belassen, hauptsächlich aufgrund von Bedenken hinsichtlich der Vertraulichkeit von Kunden- und Mitarbeiterdaten.

Dynamisches Regulierungsumfeld prägt Outsourcing

Die regulatorischen Anforderungen haben erwartungsgemäß den größten Einfluss auf das Outsourcing-Management der Befragten. Über 95 % geben an, dass ihr Auslagerungsmanagement „sehr“ oder „extrem“ von regulatorischen Anforderungen betroffen ist. Um dieser Bedeutung der Regulierung im Outsourcing Rechnung zu tragen, haben mehr als 80 % der Befragten (zumindest in gewissem Umfang) geeignete Rahmenwerke implementiert, um die Anforderungen an ein regulatorisch konformes Auslagerungsmanagement zu erfüllen.

Etwa ein Fünftel der Befragten wurde in den letzten zwölf Monaten einer besonderen aufsichtsrechtlichen Prüfung des Auslagerungsmanagements unterzogen. Davon berichteten 23 % von F4-Feststellungen. Dies deutet auf ein insgesamt solides Niveau der regulatorischen Vorbereitung in der Finanzbranche hin. Dennoch sollten die Institute ihr Auslagerungsmanagement kontinuierlich weiterentwickeln und wachsam bleiben, da sich die Vorschriften ständig weiterentwickeln.

Darüber hinaus ist Regulatorik auch ein Faktor, der die Vorgaben und Standards rund um die Nachhaltigkeit vorantreibt. Mehr als 80 % der Teilnehmenden erwarten, dass die Relevanz von Nachhaltigkeitskriterien bei der Zusammenarbeit mit Outsourcing-Dienstleistern in den nächsten ein bis zwei Jahren zunehmen wird. Fast 60 % der Befragten betrachten ihre Dienstleister als (sehr) wichtig für die Erreichung ihrer Nachhaltigkeitsziele, was die Bedeutung des Auslagerungsmanagements für die Nachhaltigkeitsbemühungen im Finanzsektor unterstreicht.

Die Methodik

An der Erhebung nahmen insgesamt 161 Finanz- und Kreditinstitute sowie Dienstleister teil. Die Studie umfasste 44 Fragen, die in acht verschiedene Kategorien unterteilt waren, um ein breites Spektrum an Aspekten des Outsourcing-Managements abzudecken. Bei der Auswertung berücksichtigten wir für jede Frage alle eingegangenen Antworten, unabhängig von der individuellen Teilnahmedauer der Befragten. Dabei flossen nur die aktiv gegebenen Antworten in die Analyse ein; Teilnehmende, die eine bestimmte Frage nicht beantworteten, wurden bei der Auswertung dieser Frage nicht berücksichtigt. Bei Fragen mit Mehrfachantwortmöglichkeit analysierten wir jede Antwort einzeln, um ein detailliertes Bild der Branchentrends zu erhalten.