Das Auslagerungsmanagement hat in der Finanzbranche hohe Bedeutung

Die Studie im Überblick

Bis zu 300 Auslagerungen betreuen ZAM-Mitarbeiter in den befragten Finanzinstituten mit den größten Outsourcing-Portfolios. Um in Anbetracht solcher Zahlen den Überblick zu behalten, ist ein ganzheitliches System unverzichtbar. Dass es in allen befragten Instituten eine direkte Reporting Line zur Geschäftsleitung gibt, unterstreicht die Relevanz des Auslagerungsmanagements innerhalb der Organisationen. Dabei gibt fast jedes zweite Unternehmen (44 %) an, das ZAM als einen eigenen, unabhängigen Bereich zu betreiben.

Der Reifegrad des Outsourcing Managements ist bei den befragten Finanzinstituten bereits fortgeschritten: ein Großteil der Institute verfügt über eine eigenständige Auslagerungsstrategie. Diese weisen im direkten Vergleich zwischen den teilnehmenden Instituten zwar Parallelen auf, sind aber bisweilen sehr heterogen ausgeprägt. Während die Zielsetzung, der Anwendungsbereich und der organisatorische Aufbau für die Durchführung von Auslagerungen größtenteils enthalten sind, findet man zu Nachhaltigkeit, Risikoappetit oder der Messung strategischer Ziele bisher nur wenig.

Um Prozesse effizient zu steuern und Kosten zu reduzieren, ist die Nutzung eines digitalen Workflow-Tools von großer Bedeutung für das Auslagerungsmanagement­­. Die Mehrheit der Teilnehmer bevorzugt digitale Lösungen, wobei 44 % Workflow-Tools und 39 % Datenbanken zur Dokumentation ihrer relevanten Auslagerungsinformationen verwenden. Zentrale Laufwerke und Governance-Meeting-Material spielen eine geringe Rolle in den Dokumentationsprozessen der Befragten. Ein Institut plant zukünftig ein Workflow-Tool u. a. für die Dokumentation zu nutzen. Der Einsatz von Workflow-Tools gewinnt immer mehr an Bedeutung, um die Outsourcing Governance und Prozessen zu optimieren und somit effizienter zu werden.

In puncto Risikoanalyse herrscht ebenfalls Konsens: 94 % der Befragten geben an, dass ihre Analyse sämtlich Kategorien enthält – von Prozessrisiken, über regulatorische Risiken bis zu Compliance-Risiken, Datenschutz und Informationssicherheit. Darüber hinaus sagen mehr als 89 % der Institute, dass die Risikoanalyse alle relevanten Kontrollfunktionen einbindet, die Wesentlichkeit durch ein punktwertbasiertes Verfahren ermittelt und einheitlich für gruppeninterne sowie externe Drittparteien durchgeführt wird. Aber: Nur 39 % der Befragten führen für Sub-Dienstleister eine eigene Risikoanalyse durch. Die meisten der befragten Institute haben jedoch Notfallkonzepte und Beendigungsoptionen dokumentiert.

Die Methodik

Im Zuge der Studie haben uns Vertreter:innen von insgesamt 18 Finanzinstituten 31 Fragen beantwortet. Die Umfrage erfolgte im ersten Quartal 2023. Mit jeweils 22 % ordneten die meisten der Befragten ihr Institut als Privatbank oder Investmentbank ein, gefolgt von Universalbanken (17 %), Wertpapierhäusern (11 %) sowie Auslands-, Fronting-, Lending- und Genossenschaftsbanken mit jeweils 6 % Anteil. Mit einem Anteil von 61 % waren unter den Befragten überwiegend zentrale Auslagerungsbeauftragte, gefolgt von Spezialist:innen im Auslagerungsmanagement (28 %) und Führungskräften (6 %).