Was 2022 auf die Kassensysteme der Händler zukommt
08 Februar, 2022
Kassensicherungsverordnung – Was zu tun ist
Die gesetzlichen Regelungen rund um elektronische und auch offene Kassensysteme treiben Handel und Gastronomie bereits seit einigen Jahren um. Seit 1. Januar 2020 müssen grundsätzlich alle elektronischen Kassen mit einer sogenannten technischen Sicherungseinrichtung (TSE) ausgestattet sein, um Kassenvorgänge sauber zu dokumentieren und vor Manipulationen zu schützen.
„Die gute Nachricht zuerst: Eine grundsätzliche Pflicht zur Registrierkasse oder elektronischen Kasse besteht in Deutschland aber auch seit dem 1. Januar 2020 nicht. Eine offene Ladenkasse ist also weiter zulässig. Updates zur Verordnung und den aktuellen Fristen ergänzen die bestehenden Regeln.“
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Christian Ofner
Prozessmanagement-Experte, PwC Deutschland
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Neue Verordnung zum Schutz elektronischer Registrierkassen
Das Problem: Zwar sind erste zertifizierte Lösungen für TSE am Markt erhältlich, die Kapazitäten für die Umsetzung jedoch weiterhin knapp. Das BMF hatte die Fristen zum 30. September im BMF Schreiben vom 18. August 2020 nochmals klarstellend formuliert.
„Ungeachtet der verstrichenen Frist, empfehlen wir eine individuelle Kontaktaufnahme mit den Finanzbehörden für den Fall, dass aufgrund technischer Komplikationen die Frist nicht eingehalten werden konnte.“
Bereits seit langem sind Händler verpflichtet, ihre Geschäftsvorfälle, etwa Eingangs- und Ausgangsumsätze, Stornierungen, Trinkgelder oder Entnahmen, laufend einzeln zu erfassen und seit 2002 müssen die digital erfassten Grunddaten generell auch in maschinell auswertbarer Form gespeichert werden. Und auch die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff und den Aufbewahrungsfristen (GoBD) müssen Händler bereits heute einhalten.
Die Aufzeichnungspflichten gelten für alle Kassen. Und auch die Kassen-Nachschau betrifft alle Kassen – offene Ladenkassen genauso wie elektronische Kassen und Registrierkassen.
Seit Januar 2020 gelten nun weitere Vorgaben, um elektronische Registrierkassen besser vor Manipulationen zu schützen: Wichtigste Neuerung ist die Einführung einer technischen Sicherungseinrichtung (TSE) zum Schutz des elektronischen Aufzeichnungssystems. Zwar galt bereits bisher: Die Kassentransaktionen dürfen nicht verändert werden. Ohne externe Geräte ließ sich die Einhaltung aber nur schwer überprüfen.
Was ist neu seit Januar 2020?
- 1.) Einführung der Technischen Sicherungseinrichtung
- 2.) Belegausgabepflicht
- 3.) An- und Abmeldung der Kassensysteme
- 4.) Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)
1.) Einführung der Technischen Sicherungseinrichtung
Seit Januar 2020 ist eine vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifizierte Sicherungseinrichtung für elektronische Kassensysteme verpflichtend, um Manipulationen an Aufzeichnungen zu verhindern. Das Problem: Anbieter für TSE-Lösungen sind mittlerweile am Markt, die Kapazitäten der Anbieter für die Einführung sind jedoch zum Teil begrenzt. Diese Situation verunsichert den Handel sowie Betreiber von Kassensystemen.
Diese Vorgabe gilt für alle elektronischen und computergestützten Kassensysteme oder Registrierkassen, die als elektronische Aufzeichnungssysteme fungieren. Fahrscheinautomaten und -drucker, elektronische Buchhaltungssysteme, Waren- und Dienstleistungsautomaten, Geldautomaten, Taxameter sowie Geld- und Warenspielgeräte sind von der Regelung ausgenommen.
Die Unternehmen müssen künftig darauf achten, dass die Zertifizierung der TSE auch wirksam ist. Voraussichtlich werden die Zertifizierungen für fünf Jahre erteilt werden.
2.) Belegausgabepflicht
Seit 1. Januar 2020 gilt zudem eine Belegausgabepflicht bei der Verwendung elektronischer Kassensysteme. Händler müssen also sicherstellen, dass am Ende einer Transaktion immer ein Kassenzettel ausgegeben wird. Offene Ladenkassen sind von dieser Regelung nicht betroffen.
„Mit Zustimmung des Kunden kann der Beleg auch in elektronischer Form zur Verfügung gestellt werden. Es reicht jedoch nicht aus, den Beleg am Display sichtbar zu machen.“
Die Belegausgabepflicht bedeutet – anders als in einigen anderen Ländern zum Teil schon länger – für den Kunden jedoch nicht die Verpflichtung, den Beleg auch entgegenzunehmen.
3.) An- und Abmeldung der Kassensysteme
Und nicht zuletzt sind Händler verpflichtet, ihre Kassensysteme zu registrieren. Es besteht eine Meldepflicht für alle Kassen, eigentlich bereits bis zum 31. Januar 2020. Diese Frist wurde aber verschoben, denn auch hier stehen die nötigen Rahmenbedingungen noch nicht bereit: Die Plattform zur An- und Abmeldung der Kassensysteme ist noch nicht live. Also gibt es eine Schonfrist für den Handel.
„Die Meldung der Kassensysteme muss natürlich erst dann erfolgen, wenn auch das entsprechende elektronische Meldesystem verfügbar ist.“
4.) Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme (DSFinV-K)
Kassenbetreiber sind verpflichtet Geschäftsvorfälle in der Kasse über eine einheitliche Schnittstelle (DSFinV-K) den Finanzbehörden im Zuge einer Kassennachschau zur Verfügung zu stellen. Im Vorfeld ist darauf zu achten, dass die Geschäftsvorfälle identifiziert, spezifiziert und gemäß der Spezifikation in der Exportschnittstelle die Daten bereitgestellt werden. Die Vorbereitungen hierzu, in Form der Identifikation der kassenrelevanten Geschäftsvorfälle sowie der Bestimmung von deren Start und Ende, können hierbei die eigentliche Herausforderung darstellen.
Gut vorbereitet auf die Kassennachschau
Bereits seit Anfang 2018 haben die Behörden ein unangemeldetes Prüfungsrecht für Kassen und dürfen sich jederzeit Zugriff auf die Kassendokumentation verschaffen. Für die so genannte Kassennachschau ist keine Ankündigung erforderlich. Mit dem Instrument der Kassennachschau und der Verfügbarkeit der Kassendaten für den Prüfer hat das Finanzamt weitere Auswertungsmöglichkeiten.
„Mit Blick auf die Kassennachschau sollten Händler ein detailliertes Vorgehen festlegen und für jede Filiale eine verantwortliche Person benennen. Dazu gehört es, den Zugang zu Passwörtern und Schlüsseln zu regeln und genaue Verhaltensregeln zu definieren.“
Es ist wichtig, dass Mitarbeitende im Fall einer Nachschau wissen, was zu tun ist und wer mit einbezogen werden muss. Über unsere Schulungs-App können diese Informationen den Kolleg:innen aktuell schnell verfügbar gemacht werden.
Welche Aufgaben stehen an?
Mit diesen fünf Tipps gehen Sie das Thema strukturiert an:
- Stimmen Sie sich eng mit den Herstellern der eingesetzten elektronischen Kassensysteme ab, wann Updates der Software für die Sicherungseinrichtung verfügbar sind und ob eine gültige Zertifizierung für die eingesetzte TSE vorliegt. Stellen Sie die für Updates erforderlichen Anpassungen zeitgerecht sicher.
- Nutzen Sie die Gelegenheit, um ihre Kassenführung auf den Prüfstand zu stellen: Kontrollieren Sie, ob Sie ihre Geschäftsvorfälle vollständig erfassen und mit TSE ordnungsgemäß und performant abbilden. Überprüfen Sie Ihre vorhandenen Verfahrensdokumentationen und adaptieren Sie diese bei Bedarf.
- Verfolgen Sie genau, wann die Online-Plattform für die Anmeldung der Kassensysteme verfügbar ist und legen Sie ein Vorgehen zur An- und Abmeldung Ihrer Kassensysteme fest.
- Definieren Sie geeignete Prozesse und regeln Sie Verantwortlichkeiten, um sicherzustellen, dass die Meldepflicht eingehalten wird.
- Stellen Sie sicher, dass alle Mitarbeitenden über die Belegausgabepflicht informiert sind und auch bei einer Kassennachschau genau wissen, was zu tun ist.
Update zur Kassensicherungs-verordnung
Januar 2022
Mit der Verordnung zur Änderung der Kassensicherungsverordnung vom 30. Juli 2021 traten im August 2021 unter anderem nachfolgende Anpassungen in Kraft, beziehungsweise sind ab dem 1. Januar 2024 (Punkte 2. und 3.) anzuwenden:
- Anpassungen hinsichtlich Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung, als auch der Ladepunkte für Elektrofahrzeuge, welche vom Anwendungsbereich ausgenommen werden können
- Aufnahme von EU-Taxameter und Wegstreckenzähler in den Anwendungsbereich
- Aufnahme weiterer Mindestangaben für auszugebende Belege, welche neben der Papierform auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat mit Zustimmung des Empfängers ausgegeben werden können.
Mai 2021
Diskutierte Änderungen der Kassensicherungsverordnung:
- Anpassungen hinsichtlich Kassen- und Parkscheinautomaten der Parkraumbewirtschaftung als auch Ladepunkten für Elektrofahrzeuge, welche vom Anwendungsbereich ausgenommen werden können
- Aufnahme von EU-Taxameter und Wegstreckenzähler in den Anwendungsbereich
- Aufnahme weiterer Mindestangaben für auszugebende Belege, welche neben der Papierform auch elektronisch in einem standardisierten Datenformat mit Zustimmung des Empfängers ausgegeben werden kann.
Die Änderungen treten mit Verkündigung in Kraft. Für den unter Punkt 2. und 3. aufgeführten Aspekt ist ein Inkrafttreten ab 1. Januar 2024 vorgesehen.
Aufzeichnungen
Webinar: „Fit für die Kassennachschau“
Ein kürzlich veröffentlichtes BMF-Schreiben stellt die Länderregelungen zur Kassensicherungsverordnung wieder in Frage. Unterschiedliche Ausprägungen und Fristen sorgen somit für Unsicherheit und werfen Fragen auf. In unserem Webinar klären wir auf, wie Sie technische und organisatorische Anforderungen zeitgerecht umzusetzen.
„Händler sollten unbedingt Verhaltensregeln und ein einheitliches Vorgehen für die Kassennachschau definieren und ihre Mitarbeitenden entsprechend in der Kassenführung schulen. Die Verantwortlichen müssen wissen, was der Beamte bei der Kassennachschau darf – und was nicht.“
Wie PwC unterstützen kann
Wir unterstützen Händler bei der Planung: Auf der Basis der jeweiligen Organisationsstruktur unterstützen wir Sie in der Bewertung und Auswahl von Kassensystemen sowie eines geeigneten Einsatzumfeldes und entwickeln einen Rollout-Plan. Um zu vermeiden, dass Strafzahlungen wegen Nichteinhaltung der Vorschriften anfallen, überprüfen wir die Kassensysteme auf die Compliance mit den jeweiligen Standards.
Nicht zuletzt helfen wir Unternehmen dabei, die Risiken, die mit der Kassennachschau entstehen, zu verringern. Das geschieht beispielsweise, indem wir Handlungsanweisungen für die Mitarbeitenden vor Ort erstellen, Eskalationsmechanismen definieren für den Fall der Kassennachschau und einer möglicherweise anschließenden Betriebsprüfung.
Mit unserer Schulungs-App unterstützen wir die Trainings der betroffenen Mitarbeitenden und ermöglichen Inhalte, Regelwerke und Hilfestellung schnell greifbar und aktuell bereitzustellen.
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