Aktivierung von Software und Cloud-Lösungen

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WP StB CPA Prof. Dr. Rüdiger Loitz
COO Assurance und Leiter Kapitalmarkt- und Rechnungslegungsberatung bei PwC Deutschland
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Mit unserer digitalen Software Cost Classification Lösung zu einer standardisierten und automatisierten Bilanzierung

Im Zuge ihrer digitalen Transformation investieren Unternehmen verstärkt in ihre IT-Infrastruktur – von klassischen Software-Lösungen über Software-as-a-Service bis hin zu Infrastructure-as-a-Service. Das wirkt sich auf die Bilanzierung aus: Die Aufwendungen für IT können im Jahresabschluss als Periodenaufwand das Ergebnis der laufenden Periode mindern oder sie führen zu einem Vermögenswert, der in der Bilanz ausgewiesen wird. Welcher der beiden Fälle zutrifft, hängt von komplexen Rechnungslegungsstandards ab. Bei ihnen bestehen zum Teil erhebliche Ermessensspielräume.

Bei der Bilanzierung von Software müssen Unternehmen unterscheiden: nach erworbener und selbstgeschaffener Software, nach On-Premise-Software und Cloud-Lösungen sowie nach Entwicklungs- und Forschungskosten. Allerdings passen die zum Teil sehr theoretischen Vorschriften für die Bilanzierung nur noch begrenzt zu der immer komplexer werdenden Software. So gibt es heute zum Beispiel kaum noch standardisierte Software, sogenannte Off-the-Shelve-Software. Stattdessen bedarf Software in der Regel mindestens einer Konfiguration, wenn nicht sogar eines Customizing‘s inklusive der Entwicklung neuer Schnittstellen.

Herausforderungen für die Bilanzierung von Software

Die wichtigsten Herausforderungen für die Bilanzierung von Software auf einen Blick

• Generelle Zunahme von komplexer Software mit umfangreichen Konfigurationen und Customizing.
• Agile Entwicklungsansätze mit ihren iterativen Sprints machen es immer komplexer, im Jahresabschluss die Kosten den entsprechenden Aktivitäten zuzuordnen.
• Hybride Software-Lösungen lassen sich nicht mehr eindeutig nach „Cloud“ und „On-Premise“ unterscheiden.
• Informationen zu Arbeitszeiten, Gehaltsabrechnungen, Projektplänen sowie Angeboten und Rechnungen von IT-Dienstleistern sind an verschiedenen Stellen im Unternehmen gespeichert.
• Je umfangreicher Projekte werden, desto mehr Dokumentation für die interne und externe Revision ist erforderlich.

Wie PwC seine Mandanten unterstützt

PwC berät Unternehmen bei der Bilanzierung von Software und Cloud-Lösungen. Unsere Experten haben eine digitale Lösung zur Software Cost Classification entwickelt, die die Erkenntnisse aus unseren zahlreichen Mandantenprojekten bündelt. Sie erlaubt es, IT-Großprojekte standardisiert, automatisiert und end-to-end abzubilden.

Darüber hinaus unterstützen wir unsere Mandanten mit unserer Prozessexpertise. Zum Beispiel:

• formulieren wir gemeinsam mit Ihnen klare Richtlinien für die Bilanzierung in Ihrem Unternehmen; sie sollten möglichst auf Fachbegriffe aus dem Accounting verzichten und stattdessen relevante Begriffe wie „betriebsbereiter Zustand“ praxisnahe definieren;
• entwickeln wir für Sie ein internes Kontrollkonzept, das sicherstellt, dass das Rechnungswesen frühzeitig an den wichtigsten IT-Projekten beteiligt ist;
• helfen wir Ihnen, aktivierungsfähige Kosten bereits abgeschlossener Projekte rückwirkend zu ermitteln;
• erarbeiten wir eine inhaltliche Dokumentation der aktivierten Projekte und
• formulieren Mindestanforderungen an die Rechnungsstellung externer Dienstleister.