Bilanzierung von Software

Ein Interview mit WP StB Prof. Dr. Rüdiger Loitz und Martin Weckenmann. Unternehmen nutzen im Zuge ihrer digitalen Transformation immer häufiger Cloud-Lösungen. Das wirft neue Fragen bei der Bilanzierung auf.

Die größten Herausforderungen erläutern Prof. Dr. Rüdiger Loitz, Leiter des Bereichs Capital Markets & Accounting Advisory Services, und Martin Weckenmann, Senior Manager im Bereich Capital Markets and Accounting Advisory Services, von PwC Deutschland.

Warum entwickelt sich aus Ihrer Sicht die Bilanzierung von Software aktuell zu einem „Hot Topic“?

Rüdiger Loitz: Software ist eine wichtige, vielleicht sogar die wichtigste Ressource der digitalen Transformation. Von der softwareintensiven Künstlichen Intelligenz und Blockchain bis hin zur Kapazitäten schaffenden Cloud-Technologie und dem Quanten-Computing – all diese neuen Technologien basieren im Wesentlichen auf immateriellen Werten. Dies führt zwangsläufig dazu, dass die Investitionen in Software, aber auch der Absatz von Software zu wesentlichen Cash In- und Outflows führen.

Martin Weckenmann: Hinzu kommt, dass internationale Rechnungslegungsstandards bislang nicht adäquat weiterentwickelt worden sind. Deshalb sind zentrale Fragen zur Bilanzierung von Software unbeantwortet.

Welche Probleme ergeben sich daraus für Unternehmen in der Praxis?

Loitz: Die Herausforderungen werden, genau wie die Software selbst, vielfältiger und betreffen sowohl die Beschaffungs- als auch die Absatzseite. Bei der Beschaffung ist die sachgerechte Zuordnung der Kosten in aktivierungsfähige und nichtaktivierungsfähige Kosten eine große Herausforderung. Dies wird dadurch verschärft, dass bei der Software-Entwicklung statt auf die klassischen Wasserfallansätze vermehrt auf agile Methoden zurückgegriffen wird. Letztgenannte befreien Unternehmen jedoch nicht davon, nach Entwicklungs- und Forschungsaktivitäten zu unterscheiden, erschweren die Zuordnung aber deutlich.

Weckenmann: Darüber hinaus werden die Dokumentationsanforderungen bei der Jahresabschlusserstellung immer höher. Wesentliche Investitionen in Software führen dazu, dass unsere Mandanten zum Beispiel die Berechnung der durchschnittlichen Kostensätze, die Zuordnung externer Beraterkosten oder das Erreichen von Projektmeilensteinen genau nachweisen müssen.

Und welche zentralen Herausforderungen sehen Sie auf der Absatzseite?

Loitz: Ein sehr häufiges Problem resultiert aus der Ermittlung von Stand-alone Selling Prices (SSP) bei der Umsatzrealisierung. Software wird fast immer mit sogenanntem Post Contract Customer Support (PCS) verkauft. Mit dieser Supportzusage erhalten Kunden diverse Leistungen, etwa Updates, Upgrades und Hotline-Support. Die zugrundeliegende Software wäre aber grundsätzlich auch ohne diese Wartungsleistungen funktionsfähig.

Wie lässt sich das lösen?

Loitz: Manche nennen den sogenannten Cost Plus a Margin Approach bei Software-Produkten als Alternative. Das ist in der Regel aber nicht so, weil sich Kosten auf Produktebene nicht verlässlich ermitteln lassen. Deshalb greifen viele Unternehmen auf Näherungslösungen zurück – und die sind, wie gesagt, zum Teil mit erheblichem Ermessen behaftet.

Weckenmann: Immer mehr Mandanten befinden sich zudem inmitten einer Cloud-Transformation und bieten statt klassischer On-Premise-Lizenzen zunehmend Software-as-a-Service-Lösungen an. Die Transformation findet dabei oftmals über sogenannte Hybrid-Cloud-Lösungen statt. Dabei wird im ersten Schritt nur ein Teil der On-Premise-Funktionalitäten in die Cloud verlagert, während sensible Daten lokal verbleiben. Die Richtlinien für die Umsatzrealisierung sind recht klar: Bei On-Prem-Lizenzen wird der Umsatz in der Regel mit der Auslieferung realisiert, bei SaaS-Lösungen erfolgt dies meist ratierlich.

Und wie sieht es bei den Regelungen für Hybrid-Cloud-Lösungen aus?

Weckenmann: Sie sind nicht eindeutig, das ist ein Problem. Viele unserer Mandanten fragen sich deshalb: Wann sind ausreichend Funktionalitäten in der Cloud vorhanden, um bilanziell von einem Cloud-Modell mit ratierlicher Umsatzrealisierung auszugehen?

Wie unterstützen Sie Ihre Mandanten konkret?

Loitz: Wir bieten, passend zur jeweiligen Situation, sehr unterschiedliche Lösungsansätze an, weil unser Team eine sehr hohe Branchenexpertise hat. Häufig geht es darum, die erwähnten Ermessensspielräume transparent zu machen und getroffene Entscheidungen prüfungssicher zu dokumentieren.

Was sind häufige Fragstellungen bei der Umsatzrealisierung?

Loitz: Dabei beschäftigen wir uns regelmäßig mit Methoden, um SSPs zu ermitteln, aber auch mit der Analyse der erwähnten Hybrid-Cloud-Modelle. Regelmäßig werden wir auch bei Due-Diligence-Projekten hinzugezogen und analysieren beispielsweise, ob hinter den Cloud Revenues auch tatsächlich Umsätze aus Cloud-Produkten stehen.

Weckenmann: Wir unterstützen unsere Mandanten darüber hinaus mit toolgestützten Lösungen. Wir haben zum Beispiel ein Tool entwickelt, mit dem Anwender Entwicklungsaufwand erfassen, kategorisieren und analysieren können. Neben der Zuordnung in aktivierungs- und nichtaktivierungsfähige Kosten ermöglicht das Tool beispielsweise, Budgetabweichungen oder die Auslastung der Software-Entwickler zu analysieren.

Gibt es auch Tools für Fragen zur Umsatzrealisierung?

Weckenmann: Ja, dafür nutzen wir komplexe sogenannte Deferred-Revenue-Roll-off-Modelle. Damit können unsere Mandanten ihre zukünftigen Umsatzerlöse simulieren.