Vom Einzelprozess zur Komplettlösung − Managed Services in Steuerabteilungen

In einer Zeit, in der Unternehmen verstärkt nach effizienten und kosteneffektiven Lösungen suchen, ist die Integration von Managed Services in Steuerabteilungen eine vielversprechende Option. Dank Managed Services können Unternehmen ausgewählte Prozesse an einen Managed-Services-Provider auslagern, der Fachwissen, Technologie und Infrastruktur bereitstellt. Welche Möglichkeiten die Nutzung von Managed Services in Steuerabteilungen bietet und welche Vorteile damit einhergehen, zeigt dieser Artikel auf.

Managed Services als Baustein einer modernen Steuerabteilung

Aktuelle Herausforderungen für Steuerabteilungen

Steuerabteilungen agieren heute in einem komplexen und sich kontinuierlich wandelnden Umfeld. Eine ihrer primären Schwierigkeiten liegt darin, dass sich die Steuergesetzgebung auf lokaler, nationaler und internationaler Ebene ständig wandelt. Um sicherzustellen, dass Unternehmen ihre Compliance-Anforderungen jederzeit erfüllen, müssen sich Steuerabteilungen fortlaufend über neue Vorschriften und Gesetzesänderungen informieren. Insbesondere die zunehmende Komplexität der Steuerberichterstattung setzt Unternehmen unter Druck – und die Anforderungen in diesem Bereich werden in den nächsten Jahren noch deutlich steigen. 

Die richtige Auswahl und Implementierung von Systemen und Technologien stellt eine weitere Herausforderung für Steuerabteilungen dar. Ein Beispiel: Die Nutzung von Technologie für die Datenanalyse ermöglicht es, fundierte Entscheidungen zu treffen. Doch die Steuerabteilungen müssen sicherstellen, dass sie über die erforderlichen Ressourcen und Fähigkeiten für den Einsatz dieser Technologie verfügen. Die Auswahl und Implementierung geeigneter Systeme erfordert Fachwissen und eine sorgfältige Planung. Nur so kann gewährleistet werden, dass neue Systeme und Technologien den Anforderungen der Steuerabteilung auch wirklich entsprechen und nahtlos in die bestehende Infrastruktur integriert werden können.

Die technologische Entwicklung führt auch dazu, dass sich die beruflichen Anforderungen im Steuerbereich verändern: Neben traditionellen Steuerkenntnissen werden Fähigkeiten im Bereich Datenverarbeitung und -analyse und im Umgang mit modernen Technologien immer relevanter.

Damit verbunden ist die Herausforderung des Fachkräftemangels. Das Fehlen qualifizierter Fachkräfte, die die notwendigen Fähigkeiten mitbringen, hindert Unternehmen daran, das volle Potenzial ihrer Steuerabteilungen auszuschöpfen.

Von der Komplettlösung bis zum Einzelprozess: die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten von Managed Services im Steuerbereich

Das dynamische (Steuer-)Umfeld zwingt Unternehmen, umzudenken und neue Lösungen in Betracht zu ziehen. Mit Managed Services bietet sich ihnen ein Weg, ihre Steuerabteilungen zu entlasten und gleichzeitig zu optimieren.

Die Auslagerung der gesamten Steuerfunktion

Damit Unternehmen sich ausschließlich auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren können, bietet sich ihnen die Möglichkeit, die gesamte Steuerfunktion an einen Managed-Services-Provider zu übertragen. Dabei wird der gesamte (globale) Steuerlebenszyklus effizient und kosteneffektiv von einem Provider abgedeckt − von der Steuerplanung über die Berichterstattung bis hin zur Verteidigung gegenüber Steuerbehörden. Dabei steht die Einhaltung aller Compliance-Anforderungen stets im Fokus.

Die Unternehmen profitieren von erfahrenen Steuerexpert:innen auf Abruf. Ganz gleich ob für regelmäßige Tätigkeiten, Spezialthemen oder bei Belastungsspitzen − Unternehmen können gezielt auf Personal mit dem benötigten Know-how zurückgreifen, ohne eigene Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Ein guter Provider zeichnet sich dadurch aus, dass die Zusammenarbeit mit den Steuerexpert:innen nahtlos in die Arbeitsweise der Unternehmen integriert wird, wodurch das Inhouse-Gefühl für die Unternehmen erhalten bleibt.

Ein weiterer zentraler Aspekt von Managed Services ist der hohe Technologisierungsgrad. Bei einer gesamthaften Auslagerung lassen sich die Prozesse mithilfe von State-of-the-Art-Technologien ganzheitlich optimieren, wodurch sie effizienter werden.

Verzahnung von Accounting und Steuern

Aufgrund der engen Verknüpfung von Buchhaltung und Steuern ist es ratsam, gemeinsame Lösungen zu erarbeiten. Wird nur ein Bereich an einen Managed-Services-Provider ausgelagert, so sollte der andere auf jeden Fall mitberücksichtigt werden. Ziel ist es, den Abstimmungsaufwand zu minimieren und die Prozesse ganzheitlich zu optimieren, damit Unternehmen von einer effizienten, präzisen Transaktionserfassung und einer automatisierten Datenübernahme in Steuererklärungen profitieren können. Schließlich müssen die Ein- und Ausgangsrechnungen aus steuerlicher Sicht korrekt beurteilt werden, damit die Buchführung die Basis für verschiedene steuerliche Erklärungspflichten bilden kann. Dies gilt insbesondere für die Umsatzsteuer, aber auch für ertragsteuerliche Meldepflichten: Dort gibt es eine Vielzahl an Themen, bei denen die Anforderungen an die Berichterstattung in Zukunft noch komplexer und aufwändiger werden. DAC 6 und Pillar 2 sind nur zwei Beispiele.

Auslagerung spezifischer Prozesse

Für Unternehmen, die nicht die gesamte Steuerfunktion auslagern möchten, bieten Managed Services auch Lösungen für spezifische Teilbereiche an. Beispiele sind die Steuerdeklaration, das Tax Reporting oder das Tax-Compliance-Management. Diese Aufgabenbereiche lassen sich in noch kleinere Prozesse unterteilen, woraus sich eine Vielzahl von Prozessbausteinen ergibt, die − unabhängig von ihrem Umfang – ebenso an einen Provider übergeben werden können. Beispiele hierfür sind:

Fazit

Managed Services bieten im Steuerbereich vielfältige Möglichkeiten, um Unternehmen bei der Bewältigung ihrer Herausforderungen in einem komplexen und sich wandelnden Umfeld zu unterstützen. Durch die Auslagerung von Prozessen, die Verfügbarkeit von Steuerexpert:innen auf Abruf und den Einsatz moderner Technologien können Steuerabteilungen effizienter arbeiten und die Einhaltung ihrer Compliance-Anforderungen sicherstellen.

Dabei haben Unternehmen die Möglichkeit, entweder ihre gesamte Steuerfunktion an einen Managed-Service-Provider zu übertragen oder nur spezifische Prozesse auszulagern. In jedem Fall schaffen sie sich durch Managed Services Freiraum, um sich besser auf ihre Kernkompetenzen konzentrieren zu können.