INTES Akademie
Beratung, Qualifizierung, Weiterbildung: von Mensch zu Mensch, aber technologiegestützt
Digitale Plattform bringt Gesellschafter an einen (virtuellen) Tisch
Die Gesellschafter:innen Ihres Familienunternehmens sind deutschlandweit oder sogar auf der ganzen Welt verstreut? Die nachrückende Generation erwartet eine schnelle, digitale Kommunikation und möchte jederzeit Zugriff auf Konten, Informationen und Dokumente? Sie beabsichtigen, die Abläufe und Prozesse innerhalb des Gesellschafterbüros zu digitalisieren und Ihre Mitarbeitenden zu entlasten?
Dabei hilft PwC – unterstützt durch eine digitale Plattform – mit einem Managed-Service-Ansatz, der auf die zeitgemäßen Informations- und Kommunikationsbedürfnisse von familiengeführten Unternehmen zugeschnitten ist. Auf dieser Plattform können alle Gesellschafter:innen eines Familienunternehmens miteinander und untereinander interagieren, kommunizieren und operativ handeln.
Diese digitale Lösung ermöglicht tagesaktuelle Einblicke in die Finanzen und Zugriffe beispielsweise auf die Gesellschafterkonten zu jeder Zeit und von jedem Ort. Eine integrierte Kommunikationskomponente stärkt den Zusammenhalt in der Familie und erleichtert den Austausch zwischen den Familienangehörigen. Operativ unterstützt die Plattform alle Themen rund um die Gesellschafterfinanzierung sowie die Gremienarbeit und bietet zudem weitere Unterstützungsangebote beispielsweise über die INTES Akademie für Familienunternehmen oder in Bezug auf relevante Steuer- und Rechtsfragen. Dieses Serviceangebot trägt dazu bei, die notwendige digitale Transformation zu begleiten und dabei gleichzeitig Prozesse zu optimieren, den Zusammenhalt innerhalb der Familie zu stärken und das Gesellschafterbüro zu entlasten.
„Die neuen technologischen Möglichkeiten, aber auch eine Next Gen, die Digital Natives sind, verändern die Art und Weise, wie sich die Gesellschafterinnen und Gesellschafter eines Familienunternehmens aufstellen, informieren, austauschen und interagieren.“
Ihre Vorteile auf einen Blick
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Informieren, interagieren, kommunizieren – alles über eine Plattform
In vielen Familienunternehmen steht aktuell ein Generationswechsel ins Haus. Die NextGen will dabei so manches anders machen. So ist es die nachrückende Generation aus ihrem privaten Alltag gewohnt, über Apps und Online-Kanäle zu kommunizieren. Diese Art des Informierens, Interagierens und Austauschens wollen sie auch für die Arbeit im Familienunternehmen umsetzen.
Dazu kommt: Gerade in Familienunternehmen mit einem großen und meistens global verteilten Gesellschafterkreis ist es schwierig, die Familienmitglieder zusammenzuhalten. Dafür braucht es digitale Unterstützung. Diese leistet PwC mit einem Managed-Service-Angebot über eine digitale Gesellschafterplattform. Sie integriert und informiert: tagesaktuell zu Informationen rund um Gesellschafterkonten, Finanzen & Steuern, digitale Kommunikation und Schulungsangebote sowie Zugang zu einer Vielzahl von Unterstützungsoptionen; dies ermöglicht eine moderne Kommunikation zu zentralen Themen rund um die Gesellschafterstellung sowie eine digitale Gremienarbeit und moderne und geschützte Kommunikation innerhalb des Gesellschafterkreises.
Für die Einführung einer digitalen Gesellschafterplattform sprechen noch weitere Gründe: In vielen Familienunternehmen sind die Prozesse rund um Finanzen, Gremienmanagement, Berichterstattung, Steuern & Compliance und Fortbildung noch nicht standardisiert und digitalisiert. Statt „tech-driven“ gilt hier häufig noch „hand-made“. Das bringt einen hohen manuellen Aufwand für die Abwicklung und Datenpflege mit sich – und steigert gleichzeitig die Fehleranfälligkeit. Denn personengebundene Prozesse haben naturgemäß ein hohes Fehler-, Compliance- und Ausfallrisiko. Durch gezielte digitale Unterstützung sinken also Risiken, Kosten und Aufwände.
„Mit der Gesellschafterplattform bieten wir Familienunternehmen alles aus einer Hand: Ausgefeilte Technologie und profunde menschliche Expertise oder um es kurz zu sagen: human-led and tech-enabled.“
Kommunikation wie im Social Network
Über unsere Kooperationspartner bieten wir eine integrierte Social-Network-Applikation an. Diese Applikation bietet die klassischen Funktionen einer modernen Kommunikationsplattform und stärkt den Zusammenhalt innerhalb der Familie. Die Plattform hält alle Mitglieder über die Neuigkeiten aus Familie und Unternehmen auf dem Laufenden. Unternehmensneuigkeiten, wie Termine für die Hauptversammlung oder die Einladung zur Gesellschafterversammlung, lassen sich ebenso teilen wie familiäre Ereignisse wie Hochzeiten oder Geburtstage. Gängige Funktionen wie Chats oder Umfragetools sind ebenfalls verfügbar. Darüber hinaus kann sich die Familie auch virtuell begegnen in unserem Virtual Space.
Der Managed Service für familiengeführte Unternehmen umfasst folgende Bausteine:
- Gesellschafterkonten
- Gesellschafterversammlung
- Vermögensübersicht
- Steuern
- Recht
- Weiterbildung
Gesellschafterkonten
Die Dienstleistung unterstützt Gesellschafter und Gesellschafterbüros im operativen Management der Gesellschafterfinanzierung und Gesellschafterkonten. Gesellschafter haben jederzeit Einblick in die Gesellschafterkonten und können Finanzprozesse rund um die Uhr selbstständig anstoßen. So lassen sich über die Plattform beispielsweise Zahlungsströme koordinieren, Geldzuweisungen an das Unternehmen tätigen, Gelder verwalten und anlegen oder Dividendengutschriften überwachen. Die Plattform ist dabei direkt mit dem ERP-System des Unternehmens und den Bankkonten der Gesellschaft verbunden, so dass im Rahmen der Dienstleistung prozessierte Daten hierin übertragen werden können. Auf Wunsch können weitere Funktionalitäten ergänzt werden, wie z.B. eine umfassende Vermögensübersicht, die sich sodann ebenfalls in die Dienstleistung eingliedert.
- Alle Gesellschafter können den Status der Dienstleistung und die entsprechenden Gesellschafterkonten rund um die Uhr einsehen. Kontostände und Kontoauszüge lassen sich jederzeit elektronisch abrufen, so dass ein manueller Versand per Post entfällt.
- Die Plattform ist mit der Hausbank und dem unternehmenseigenen ERP-System verbunden. Manuelle Buchungsanweisung entfallen.
- Die Tätigkeiten des Gesellschafterbüros werden zentralisiert und automatisiert und im Rahmen unserer Dienstleistung in ein plattformbasiertes Arbeitsmodell überführt. So können Informationen auf Transaktionsebene u.a. zu finanziellen Vermögenswerten weltweit digital bereitgestellt werden.
- Anfragen der Gesellschafter erfolgen über einen einheitlichen Kommunikationskanal auf der Plattform.
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Dr. Karl Küpper
Partner, Gesellschafterplattform & Corporate Governance Solutions, PwC Legal
Tel.: +49 211 981-5941
