Digitale Plattform bringt Gesellschafter an einen (virtuellen) Tisch
Die Gesellschafter:innen Ihres Familienunternehmens sind deutschlandweit oder sogar auf der ganzen Welt verstreut? Die nachrückende Generation erwartet eine schnelle, digitale Kommunikation und möchte jederzeit Zugriff auf Konten, Informationen und Dokumente? Sie beabsichtigen, die Abläufe und Prozesse innerhalb des Gesellschafterbüros zu digitalisieren und Ihre Mitarbeitenden zu entlasten?
Dabei hilft PwC – unterstützt durch eine digitale Plattform – mit einem Managed-Service-Ansatz, der auf die zeitgemäßen Informations- und Kommunikationsbedürfnisse von familiengeführten Unternehmen zugeschnitten ist. Auf dieser Plattform können alle Gesellschafter:innen eines Familienunternehmens miteinander und untereinander interagieren, kommunizieren und operativ handeln.
Diese digitale Lösung ermöglicht tagesaktuelle Einblicke in die Finanzen und Zugriffe beispielsweise auf die Gesellschafterkonten zu jeder Zeit und von jedem Ort. Eine integrierte Kommunikationskomponente stärkt den Zusammenhalt in der Familie und erleichtert den Austausch zwischen den Familienangehörigen. Operativ unterstützt die Plattform alle Themen rund um die Gesellschafterfinanzierung sowie die Gremienarbeit und bietet zudem weitere Unterstützungsangebote beispielsweise über die INTES Akademie für Familienunternehmen oder in Bezug auf relevante Steuer- und Rechtsfragen. Dieses Serviceangebot trägt dazu bei, die notwendige digitale Transformation zu begleiten und dabei gleichzeitig Prozesse zu optimieren, den Zusammenhalt innerhalb der Familie zu stärken und das Gesellschafterbüro zu entlasten.
„Die neuen technologischen Möglichkeiten, aber auch eine Next Gen, die Digital Natives sind, verändern die Art und Weise, wie sich die Gesellschafterinnen und Gesellschafter eines Familienunternehmens aufstellen, informieren, austauschen und interagieren.“
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Informieren, interagieren, kommunizieren – alles über eine Plattform
In vielen Familienunternehmen steht aktuell ein Generationswechsel ins Haus. Die NextGen will dabei so manches anders machen. So ist es die nachrückende Generation aus ihrem privaten Alltag gewohnt, über Apps und Online-Kanäle zu kommunizieren. Diese Art des Informierens, Interagierens und Austauschens wollen sie auch für die Arbeit im Familienunternehmen umsetzen.
Dazu kommt: Gerade in Familienunternehmen mit einem großen und meistens global verteilten Gesellschafterkreis ist es schwierig, die Familienmitglieder zusammenzuhalten. Dafür braucht es digitale Unterstützung. Diese leistet PwC mit einem Managed-Service-Angebot über eine digitale Gesellschafterplattform. Sie integriert und informiert: tagesaktuell zu Informationen rund um Gesellschafterkonten, Finanzen & Steuern, digitale Kommunikation und Schulungsangebote sowie Zugang zu einer Vielzahl von Unterstützungsoptionen; dies ermöglicht eine moderne Kommunikation zu zentralen Themen rund um die Gesellschafterstellung sowie eine digitale Gremienarbeit und moderne und geschützte Kommunikation innerhalb des Gesellschafterkreises.
Für die Einführung einer digitalen Gesellschafterplattform sprechen noch weitere Gründe: In vielen Familienunternehmen sind die Prozesse rund um Finanzen, Gremienmanagement, Berichterstattung, Steuern & Compliance und Fortbildung noch nicht standardisiert und digitalisiert. Statt „tech-driven“ gilt hier häufig noch „hand-made“. Das bringt einen hohen manuellen Aufwand für die Abwicklung und Datenpflege mit sich – und steigert gleichzeitig die Fehleranfälligkeit. Denn personengebundene Prozesse haben naturgemäß ein hohes Fehler-, Compliance- und Ausfallrisiko. Durch gezielte digitale Unterstützung sinken also Risiken, Kosten und Aufwände.
„Mit der Gesellschafterplattform bieten wir Familienunternehmen alles aus einer Hand: Ausgefeilte Technologie und profunde menschliche Expertise oder um es kurz zu sagen: human-led and tech-enabled.“
Der Managed Service für familiengeführte Unternehmen umfasst folgende Bausteine:
- Gesellschafterkonten
- Gesellschafterversammlung
- Kommunikation
- Vermögensübersicht
- Steuern
- Recht
- Weiterbildung
Gesellschafterkonten
Die Dienstleistung unterstützt Gesellschafter und Gesellschafterbüros im operativen Management der Gesellschafterfinanzierung und Gesellschafterkonten. Gesellschafter haben jederzeit Einblick in die Gesellschafterkonten und können Finanzprozesse rund um die Uhr selbstständig anstoßen. So lassen sich über die Plattform beispielsweise Zahlungsströme koordinieren, Geldzuweisungen an das Unternehmen tätigen, Gelder verwalten und anlegen oder Dividendengutschriften überwachen. Die Plattform ist dabei direkt mit dem ERP-System des Unternehmens und den Bankkonten der Gesellschaft verbunden, so dass im Rahmen der Dienstleistung prozessierte Daten hierin übertragen werden können. Auf Wunsch können weitere Funktionalitäten ergänzt werden, wie z.B. eine umfassende Vermögensübersicht, die sich sodann ebenfalls in die Dienstleistung eingliedert.
- Alle Gesellschafter können den Status der Dienstleistung und die entsprechenden Gesellschafterkonten rund um die Uhr einsehen. Kontostände und Kontoauszüge lassen sich jederzeit elektronisch abrufen, so dass ein manueller Versand per Post entfällt.
- Die Plattform ist mit der Hausbank und dem unternehmenseigenen ERP-System verbunden. Manuelle Buchungsanweisung entfallen.
- Die Tätigkeiten des Gesellschafterbüros werden zentralisiert und automatisiert und im Rahmen unserer Dienstleistung in ein plattformbasiertes Arbeitsmodell überführt. So können Informationen auf Transaktionsebene u.a. zu finanziellen Vermögenswerten weltweit digital bereitgestellt werden.
- Anfragen der Gesellschafter erfolgen über einen einheitlichen Kommunikationskanal auf der Plattform.
Gesellschafterversammlung
Die Dienstleistung bietet auch digitale Unterstützung im Bereich Corporate Governance, insbesondere bei Prozessen der (virtuellen) Gremienarbeit, virtuellen Abstimmungen, digitalen Umlaufbeschlüssen und elektronischen Signaturen, Berechtigungsthemen und vielem mehr. Beispiele beinhalten:
- Organisation von Gesellschafterversammlungen
- Agenda-Planung und Sitzungsvorbereitung
- Durchführung virtueller und hybrider Gremiensitzungen
- Protokollführung inklusive Aufgabenzuweisung mit Terminfestsetzung und Fortschrittskontrolle
- Beschlussfassung mit Abstimmungsfunktion
- Kommentar- und Notizenfunktion
- Anbindung an bestehende Kommunikationslösungen wie Microsoft Teams
- Vollmachts- und Stimmrechts-Management
- Organisation von Meldepflichten
- Monitoring von Fristen und Fälligkeitsdaten für Compliance-Prozesse
- Dokumentenmanagement für Verträge, Stimmrechte, Vollmachten, etc.
- Management von Stammdaten und Gesellschaftsdaten
Kommunikation
Eine integrierte Social-Network-Applikation bietet die klassischen Funktionen einer modernen Kommunikationsplattform und stärkt so den Zusammenhalt innerhalb der Familie. Inhalte können einfach administriert und adressatengerecht kommuniziert werden.
- Die Kommunikationsplattform dient dem Zusammenhalt des Gesellschafterkreises und hält alle Familienmitglieder über die Neuigkeiten aus der Familie und dem Unternehmen auf dem Laufenden.
- Im Sinne eines sozialen Netzwerks lassen sich Informationen zum Unternehmen, beispielsweise Termine für die Hauptversammlung, die Einladung zur Gesellschafterversammlung und Neuigkeiten aus dem Unternehmen, aber auch familiäre Ereignisse wie Hochzeiten, Geburtstage, Familientreffen oder Urlaubsgrüße teilen.
- Gängige Social-Media-Funktionen wie Chat- oder Umfrage funktionen erleichtern eine themen- oder gruppenspezifische Kommunikation.
Vermögensübersicht
In diesem Modul können die einzelnen Gesellschafter ihr gesamtes Vermögen abbilden und entsprechende Vermögensübersichten generieren. Egal, ob Aktien, Immobilien oder Kunstwerke, hier können alle Vermögenswerte für eine einheitliche und umfassende Betrachtung zusammengeführt werden. Durch eine Verknüpfung mit Bewertungs-Tools bzw. individuellen Bewertungsprozessen kann der Vermögensüberblick zudem inhaltlich mit Bewertungen ergänzt werden. So haben die Gesellschafter stets einen belastbaren Überblick über ihr aktuelles Vermögen. Übrigens: Einen umfassenden Überblick über Ihr Vermögen bietet Ihnen der Wealth Compass – eine effiziente Softwarelösung für Ihr Vermögen.
Steuern
Egal ob Ertrags-, Erbschafts- und Schenkungssteuern oder Informationen rund um die Steuererklärung: In diesem Bereich erhalten Sie Unterstützung mit einer großen Bandbreite von Steuerthemen. Sämtliche Anfragen Themen können über die Plattform initiiert und gesteuert werden. Für viele Steuerthemen stehen auch individuelle Berater für einen konkreten Austausch zur Verfügung.
Recht
Von der Unterstützung bei der Nachfolgeplanung über Fragen zum Gesellschaftsrecht bis hin zu Mietverträgen o.ä. - Nutzer:innen unserer Services erhalten über die Plattform Zugang zu einem umfassenden Pool an Experten für eine individuelle rechtliche Beratung bei den unterschiedlichsten Themen. Auch hier werden sämtliche Anfragen über die Plattform gemanagt, bis hin zur Möglichkeit eines digitalen (z.B. Miet-) Vertragsmanagements.
Weiterbildung
Ferner steht ein Modul zur Verfügung, das Nutzer:innen Zugang zu Qualifizierungsangeboten bietet, die individuell auf das Unternehmen und die Gesellschafter:innen zugeschnitten sind, etwa Seminare zum Thema Bilanzen lesen und verstehen. Insbesondere in Zusammenarbeit mit der INTES-Akademie für Familienunternehmen stehen hier eine Vielzahl von Weiterbildungsangeboten zur Verfügung.
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