Aus unserer Praxis: Service Charging – Dem Top Bp-Thema mit Automatisierung begegnen

Steigende rechtliche Ansprüche und Sanktionsrisiken

In Betriebsprüfungen sind lückenlos alle Kalkulationen und verwendeten Daten inkl. deren Herkunft offenzulegen – und zwar ausgehend von den testierten Abschlüssen und den Kostenstellen des Erbringers bis hin zu den finalen Rechnungen – was für viele Unternehmen eine Herausforderung darstellt. Auch im Bereich der Compliance stellt die Dienstleistungsverrechnung im Hinblick auf die Bereitstellung der Transaktionsmatrix oftmals eine zeitaufwändige Übung dar. Die Herausforderung wird aufgrund der verkürzten Vorlagefrist auf 30 Tage durch die Neufassung des § 90 Abs. 4 Abgabenordnung (AO) sowie § 162 Abs. 4 AO zukünftig im manuellen Zustand – wenn überhaupt fristwahrend und ohne Strafen – noch schwerer zu bewältigen sein.

Die individuell passende Automatisierungslösung finden

Mathematisch stellt der Themenkomplex Dienstleistungsverrechnung keine Herausforderung dar. Technisch gilt es vielmehr Daten für Kostenstellen, deren Anteile und Schlüsseldaten (bei indirekter Verrechnung) effizient zu extrahieren oder zu sammeln und im nächsten Schritt automatisiert (und ohne Formelfehler) die zu verrechnenden Beträge zu bestimmen und ins ERP-System zur Buchung zu übergeben. Der Business Case für die Automatisierung liegt weniger im grundsätzlich eher geringen zeitlichen Aufwand für die Bestimmung der Verrechnungen. Der zeitliche Aufwand liegt eher in der Aufstellung der Transaktionsmatrix und dem Handling der Betriebsprüfung. Aufgrund der aktuellen Arbeitsmarktsituation ist aber nicht zu unterschätzen, dass die Bestimmung von Dienstleistungsverrechnungen oftmals nicht zu den Lieblingsaufgaben der verantwortlichen Mitarbeitenden gehört und diese i. d. R. wertschöpfendere Tätigkeiten priorisieren.

Bei dem Auswahlprozess und der nachfolgenden Implementierung sollte der Dreiklang aus i) den Personen, die mit der digitalen Lösung (indirekt) arbeiten werden, ii) den derzeitig gelebten Prozessen und iii) den zur Verfügung stehenden Technologien berücksichtigt werden.

Die Bandbreite an digitalen Ansätzen für die Dienstleistungsverrechnung reicht von allgemein einsetzbarer IT-Software (z. B. MS Excel oder low-code Software), auf deren Grundlage der Use-Case umgesetzt werden kann. Darüber hinaus gibt es speziell für die Dienstleistungsverrechnung entwickelte IT-Lösungen. Auch mit Plattform-Anbietern kann das Thema angegangen werden.

PwC bietet die Service Charge Bestimmung in unterschiedlichen Varianten auch als Managed Service an. Hierbei werden die Rohdaten an PwC geschickt (oder PwC zieht sich die Daten direkt aus Ihrem System), PwC führt die Kalkulation der Charges durch und liefert die ERP-Upload Dateien (oder spielt diese direkt ins System).

Das nachfolgende Schaubild stellt die unterschiedlichen Technologien auf hoher Flugebene gegenüber. Wir beraten Sie gerne, was für Ihr Unternehmen die beste Lösung ist.

Fazit und Ausblick

Abhängig von den jeweiligen Anforderungen der Unternehmen ist die Automatisierung der Dienstleistungsverrechnung mit unterschiedlichen digitalen Lösungen möglich. Da die finanziellen Business Cases im Vergleich zu anderen operationalen Verrechnungspreisthemen i. d. R. kleiner sind, gilt es ein passendes Match zu finden. Die Umsetzungszeit liegt dabei i. d. R. lediglich im Wochenbereich.

Gerne unterstützen wir Sie bei der Identifizierung der für Ihr Unternehmen passenden Technologielösungen oder bei der Unterstützung bei Dienstleistungsverrechnungen als Managed Service.

Am 18. September 2024 bieten wir eine virtuelle Veranstaltung zu diesem Themenkomplex an, bei der wir low-code Ansätze, (Cloud-) Lösungen von Drittanbietern wie nicetec und Optravis sowie Umsetzunmöglichkeiten im ERP zeigen.