Bewältigung regulatorischer Krisen & Corporate Monitorships
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Jörg Tüllner
Partner und Experte für Corporate Monitorships bei PwC Deutschland
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Regulatorische Krisen souverän bewältigen
Ihr Unternehmen ist mit einem schwerwiegenden Compliance-Verstoß konfrontiert? Wer regulatorische Krisen erfolgreich bewältigt, kann gestärkt aus ihnen hervorgehen – und verloren gegangenes Vertrauen von Behörden, Mitarbeitenden und Gesellschaft wiederherstellen. Die Überwachung durch einen unabhängigen Dritten – ein Corporate Monitorship – kann dabei ein wichtiges Instrument sein.
Richtig genutzt, kann die Bewältigung regulatorischer Krisen von Nutzen sein: Verbesserte Compliance-Prozesse, ein größeres Compliance-Bewusstsein, eine robustere Corporate Governance und mehr Transparenz stärken eine von Integrität geprägte Unternehmenskultur. Derart verstanden, leisten Maßnahmen zur Krisenbewältigung und Corporate Monitorships einen wertvollen Beitrag zur Unternehmenstransformation.
Ohne Zweifel stellen regulatorische Krisen Unternehmen auch vor große Herausforderungen. Im Umgang mit den Behörden und dem Compliance-Monitor müssen Unternehmen von der internen Koordination über die Umsetzung von Auflagen bis hin zur Erfüllung weiterer Anforderungen einiges beachten. Wie sich dies bewältigen lässt und wie Unternehmen das Thema „Regulatorische Krise und Corporate Monitorship“ bestmöglich zur Weiterentwicklung nutzen – das und mehr erfahren Sie im Folgenden.
„Bricht der regulatorische Sturm über ein Unternehmen herein, gilt es einen Compliance-Monitor zu vermeiden. Gelingt das nicht, sollten Unternehmen die Phase intensiver Überwachung nicht einfach nur überstehen, sondern daraus einen Wertbeitrag generieren. Wir helfen Ihnen und Ihren Mitarbeitenden, inmitten des Sturms den Überblick zu behalten.“
Regulatorische Krisen stellen Unternehmen vor besondere Herausforderungen
Nicht nur in den USA, aber insbesondere dort, werden Compliance-Verstöße von den Behörden hart geahndet. Dem US-Recht können deutsche Unternehmen bereits dann unterliegen, wenn sie Waren in die USA verkaufen.
Leiten US-Behörden ein (Straf-)Verfahren gegen das betroffene Unternehmen ein, haben sie klare Bemessungsgrundlagen für das Strafmaß: die sogenannten Sentencing Guidelines. Reduzieren kann das Strafmaß, wer eng mit der Behörde kooperiert und die eigenen Governance-Systeme proaktiv weiterentwickelt.
Immer wieder schließen Unternehmen Vergleichsvereinbarungen – zum Beispiel sog. Deferred oder Non-Prosecution Agreements – mit den Behörden, um langjährige Rechtsstreitigkeiten, Strafen und Folgekosten zu vermeiden. Dabei verpflichten sie sich, die Ursachen des Compliance-Verstoßes zu beheben. Unternehmen müssen spätestens dann Compliance-Systeme und Strukturen nachhaltig so gestalten, dass sie erneute Verstöße wirksam verhindern. Dazu gehört insbesondere, eine Kultur der Integrität zu etablieren und zu stärken.
Monitorship: Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser
Im Zuge solcher Vergleichsvereinbarungen verankern die Behörden oft einen unabhängigen Dritten – den sogenannten Compliance-Monitor – im betroffenen Unternehmen. Er überwacht, ob die Unternehmen die behördlichen Auflagen umsetzen, und berichtet an die Behörden.
Stellen Sie sich folgende Situation vor
Es gab einen schwerwiegenden Compliance-Verstoß. Interne Untersuchungen laufen auf Hochtouren. Eine oder mehrere Behörden haben Ermittlungen aufgenommen. Anwälte sind beauftragt und verhandeln. Im Raum steht ein Vergleich, der auch ein Corporate Monitorship umfasst. Ihr Unternehmen steckt in einer regulatorischen Krise. In einer solchen Situation gilt es, besonders umsichtig zu handeln.
Wie Sie bei einer regulatorischen Krise vorgehen
Die Phasen des Corporate Monitorship-Prozesses
Klicken Sie auf die Begriffe, um die einzelnen Phasen zu betrachten.
Prevent
Zur ersten Phase der Reaktion auf einen Compliance-Verstoß gehören abgestimmte Maßnahmen, insbesondere zur (Krisen-)kommunikation, zur Kooperation und Verhandlung mit der Behörde und die Sachverhaltsaufklärung. Möglichst frühzeitig sollte auch mit der sog. Remediation, also der dauerhaften Beseitigung der Ursachen des Commpliance-Verstoßes durch geeignete Governance-Maßnahmen, begonnen werden.
Darauf kommt es jetzt an: Arbeiten Sie den Fall lückenlos auf. Setzen Sie ein schlagkräftiges Team ein, um das zu erreichen. Außerdem: Binden Sie Fachleute in die Verhandlungen ein und lassen Sie Ihre Rechtsabteilung nicht mit dem Thema alleine. Kommunizieren Sie schnell, überlegt und authentisch. Binden Sie eine spezialisierte PR-Agentur für die externe Kommunikation ein. Packen Sie das Problem an der Wurzel: Replizieren Sie nicht die Vergangenheit. Richten Sie Ihr Compliance-Managementsystem (CMS) an den aktuellen Standards aus. Ein angemessenes und wirksames CMS kann strafmildernd wirken.
Lässt sich ein Corporate Monitorship nicht verhindern, gilt es ab Phase 2, zielgerichtet durch den Lebenszyklus des Monitorship zu navigieren. Und auch ohne einen Monitor muss das Unternehmen nach Abschluss der Vergleichsvereinbarung den Auflagen und Erwartungen der Behörden gerecht werden.
Prepare
Schritt 1: Strategie und Auswahl
Im ersten Schritt gilt es, die Vergleichsvereinbarung sorgfältig zu analysieren. Geeignete Monitor-Kandidaten müssen gefunden werden. Letztendlich entscheidet die Behörde, wer Ihr Monitor wird. Gehen Sie die Vorauswahl deshalb sorgfältig an: Die Behörden akzeptieren nur Compliance-Monitore, die klar definierten Standards entsprechen, insbesondere zur Qualifikation und Unabhängigkeit.
Schritt 2: Beauftragung des Compliance-Monitor
Wichtig zu wissen: Zusätzlich zur Vergleichsvereinbarung entsteht ein Vertragsverhältnis zwischen Unternehmen und Compliance-Monitor. Geregelt werden damit u. a. der Umfang des Monitorships, die Zuständigkeiten und Befugnisse des Monitors, der Zugang zu Informationen und natürlich das Honorar.
Achten Sie darauf, dass der Compliance-Monitor die Anforderungen der Behörden erfüllt. Und: Datenschutz und betriebliche Mitbestimmung haben in den USA einen anderen Stellenwert als in Deutschland und Europa. Regeln Sie deshalb rechtzeitig die Rahmenbedingungen für den Zugang des Compliance-Monitors zu Dokumenten und Ansprechpartnern.
Perform
Schritt 3: Onboarding und Setup
Zum dritten Schritt gehören zum Beispiel ein pragmatisches und vertrauensvolles Zusammenarbeitsmodell mit dem Compliance-Monitor und eine gut vorbereitete Auftaktveranstaltung mit dem Compliance-Monitor und seinem Team. Implementieren Sie von Beginn an eine sichere und datenschutzkonforme Lösung für den Dokumententransfer.
Helfen Sie dem Monitor, sich schnell im Unternehmen zurechtzufinden. Liefern Sie relevante Informationen proaktiv und gut dosiert. Verständigen Sie sich darüber, was die Leitplanken der Vergleichsvereinbarung konkret bedeuten. Von Vorteil ist ein zentrales Team, das die Informationen an den Monitor übermittelt.
Schritt 4: Berichte und Empfehlungen
Unternehmen und Monitor berichten regelmäßig – meist halbjährlich oder jährlich – an die zuständige Behörde. Das Unternehmen erläutert, wie es die Auflagen aus der Vergleichsvereinbarung eingehalten hat. Der Compliance-Monitor berichtet der Behörde unabhängig, wie er die Anstrengungen des Unternehmens einschätzt. Er gibt dem Unternehmen verbindliche Empfehlungen, wie die Governance-Systeme zu verbessern sind. Unternehmen wiederum berichten der Behörde, wie sie diese Empfehlungen umgesetzt haben.
Berichte müssen vollständig und richtig sein. Binden Sie deshalb die betroffenen Fachleute im Unternehmen frühzeitig ein und geben Ihnen genügend zeitlichen Vorlauf – neben dem Tagesgeschäft. Wenn die Berichte eingereicht wurden, kann ein (persönliches) Treffen mit der Behörde und dem Monitor sinnvoll sein.
Schritt 5: Abschluss
Ein Corporate Monitorship endet typischerweise mit dem Schlussbericht und einer Zertifizierung durch den Compliance-Monitor. Wichtig ist, auch intern den Abschluss des Monitorships zu kommunizieren.
Beachten Sie aber: Das Ende des Monitormandats ist nicht zwingend auch das Ende aller Verpflichtungen gegenüber der Behörde. Bleiben Sie bis zum Schluss handlungsfähig. Stellen Sie sicher, dass Sie auch später noch auf alle wichtigen Dokumente aus dem Monitorship zugreifen können – zum Beispiel, wenn die Behörde nachfragt.
Sustain
Schritt 6: Gestärkt hervorgehen
Die Erwartung der Behörde und des Monitors sind eindeutig: Die vor und während des Monitorships erreichten Verbesserungsmaßnahmen – also wirksame Governance-Systeme und eine verbesserte Compliance-Kultur – müssen nicht nur dauerhaft im Unternehmen verankert bleiben. Governance-Systeme müssen kontinuierlich weiterentwickelt werden.
Zum Abschluss eines Monitorships lohnt es sich außerdem, systematisch zu reflektieren, was Sie durch das Monitorship gelernt haben. Als im Regelfall sehr herausforderndes Projekt bietet ein Monitorship eine gute Gelegenheit, mehr über die Robustheit der Organisation zu erfahren.
Self-Report
Nicht in jedem Fall stellt die Behörde dem Unternehmen einen unabhängigen Compliance-Monitor an die Seite. So können z. B. Unternehmen, die ihr Compliance-Managementsystem (CMS) in der „Prevent“-Phase umfassend verbessert haben, mit der Vergleichsvereinbarung in eine Phase gehen, die als „Self-Reporting“ oder „Self-Monitorship“ bezeichnet wird.
Auch in diesen Fällen steht das Unternehmen für die Laufzeit der Vergleichsvereinbarung unter besonderer Überwachung der Behörde. Neben dem (fortgesetzten) Betreiben eines CMS bedeutet dies z. B.,
- die Wirksamkeit des CMS bspw. mit Hilfe der Internen Revision zu prüfen,
- der Behörde regelmäßig, rechtzeitig und vollständig über das CMS zu berichten und
- Sonderprozesse einzurichten, etwa für eine anlassbezogene Berichterstattung im Fall von relevantem Fehlverhalten.
Schon der Begriff „Self-Monitorship“ legt nahe: Gemessen an den typischen Erwartungen der Behörde ist es ratsam, eine Vergleichsvereinbarung ohne Monitor weitgehend so zu behandeln wie ein Monitorship.
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