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Jeanny Bodden
Senior Managerin, Risk & Regulatory bei PwC Deutschland
Tel.: +49 175 9366 814
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Herausforderung & Situation
Nach dem im Jahr 2023 in Kraft getretenen Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) müssen in Deutschland ansässige Unternehmen ein Hinweisgebersystem einführen. Die meisten EU-Staaten haben analoge nationale Gesetze verabschiedet.
Unser Mandant ist eine familiengeführte Unternehmensgruppe mit Konzerngesellschaften in 15 europäischen Ländern. Zur Einhaltung der gesetzlichen Vorgaben des HinSchG wurden wir mit der Implementierung und dem fortlaufenden Betrieb eines elektronischen Hinweisgebersystems für die gesamte Unternehmensgruppe beauftragt.
Unser Ansatz
Die erhaltenen Informationen, die wir Im Austausch mit unserem PwC-Netzwerk zur Umsetzungen in den jeweiligen EU-Staaten erhalten, dienen als Grundlage für das Design des gruppenweiten Hinweisgebersystems.
Unter Berücksichtigung nationaler Gesetzgebungen haben wir eine technische Hinweisgeberplattform eingeführt. Zusätzlich stellten wir eine externe Ombudsperson mit notwendiger fachlicher Qualifikation bereit, die telefonische Hinweise entgegennimmt. Die Bereitstellung der Plattform und der externen Ombudsperson erfolgt auf Basis eines dreijährigen Dienstleistungsvertrages.
Die Maßnahmen wurden durch eine gruppenweite Kommunikationskampagne zur Mitarbeitersensibilisierung begleitet. Dadurch wurde die Handlungskompetenz von Führungskräften und Mitarbeitenden in Bezug auf die Meldung potenziellen Fehlverhaltens gestärkt.
Als Teil unseres Auftrages analysieren wir fortlaufend eingehende Hinweise nach vordefinierten Risiko-und Bewertungskriterien. Auf dieser Basis werden u. a. die Dringlichkeit und potenzielle finanzielle Auswirkungen für das Unternehmen bemessen. Als Resultat werden Handlungsempfehlungen zum Umgang mit dem eingegangenen Hinweis vorgeschlagen.
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Der Mehrwert
Die Einführung der Hinweisgeberkanäle hat, neben der Einhaltung geltenden Rechts, zu einer Stärkung der Compliance- und Integritätskultur bei Führungskräften und Mitarbeitenden des Mandanten geführt. Das Risiko der Inanspruchnahme externer behördlicher Meldewege wurde erheblich reduziert.
Durch etablierte interne Prozesse, lassen sich Hinweise auf potenzielle Missstände im Unternehmen effizient untersuchen und bei Bedarf umgehend beheben.
„Durch die Auslagerung von repetitiven Compliance-Aktivitäten profitieren Unternehmen von freigewordenen Ressourcen, welche sich wieder auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und somit Wachstum fördern können.“
Jeanny Bodden,Senior Managerin, Risk & Regulatory bei PwC DeutschlandRisk Consulting
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