Toolbasierte Vergabe- und Ausschreibungmanagement Services

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Richard Berger
Senior Manager, PwC Germany
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Digitale End-to-End Journey für Ihren Geschäftserfolg

Zunehmende Komplexität, immer kürzere Vertragszyklen, hohe Anforderungen an die Transparenz und vor allem das Ziel die eigenen Geschäftsprozesse zu digitalisieren: Die Auswahl von Service- und IT-Dienstleistern sowie Softwareanbietern und Softwarelösungen durch formelle Ausschreibungsprozesse und Vergabeverfahren gehört für viele Unternehmen zum Alltag und ist heute relevanter denn je. Denn um anspruchsvolle Marktanforderungen zu erfüllen und innovative Lösungen zu entwickeln, benötigen sie externe Unterstützung. Die Geschwindigkeit, mit der Unternehmen dabei agieren müssen, erfordert effiziente, gut strukturierte sowie digitalisierte Prozesse, spezifisches Domänen-Knowhow, einen Marktüberblick und hinreichende Zeitkapazität bei den involvierten Mitarbeitenden. Zugleich kommt es in der dynamischen Regulierungslandschaft darauf an, Ausschreibungen und Vergaben in jeder Phase rechtssicher und im Sinne der Compliance auszugestalten.

Damit Sie sich auf Ihre Kernkompetenzen und Kerngeschäft konzentrieren können und weiterhin innovativ und erfolgreich am Markt agieren können, kümmern wir uns mit einem gezielten Ausschreibungsmanagement um Ihre Ausschreibungen und Vergaben – von der Sourcing Strategie und Anforderungsanalyse, über den RFI und RFP, Angebotsbewertungen, Contracting bis zur Begleitung und Sicherstellung der korrekten Einführung. Dafür nutzen wir eine innovative Cloudlösung zur Durchführung von Ausschreibungen verschiedenster Arten.

Von der initialen Aufnahme bis zur Bewertung: Digitale Prozesse und schlanke Abläufe eines erfolgreichen Ausschreibungsprozesses

Ein effizientes Management von Ausschreibungen und Vergaben gewinnt mit der wachsenden Komplexität der globalen Geschäftswelt enorm an Bedeutung. Umso wichtiger ist es, sämtliche Phasen der Ausschreibung sowie Vergabe so sicher, transparent und ressourcenschonend wie möglich zu gestalten. Wir unterstützen Unternehmen mit einem Service, der auf bewährte Sourcing-Praktiken, fachlicher Expertise und einem innovativen digitalen Ausschreibungsmanagement-Tool aufsetzt. Ziel hierbei ist es nicht nur die Geschäftsprozesse, sondern bereits den Weg dahin, die Ausschreibung und Vergabe, digital und medienbruchfrei zwischen den Akteuren und Stakeholdern zu gestalten.

Unser Vorgehen basiert auf vier Phasen, die den Ausschreibungsprozess oder die Vergabe definieren. Zu Beginn steht die Strategie und Anforderungsspezifikation. Hier legen wir gemeinsam den Scope des Projekts fest, identifizieren wesentliche Stakeholder und integrieren sie in das Projekt. Das Ziel: eine präzise Bedarfsanalyse durchführen und die Ergebnisse für die Ausschreibung dokumentieren. Diese Dokumentation, Aufnahme und gemeinsame Abstimmung erfolgt medienbruchfrei in unserem Ausschreibungsportal, so dass Sie jederzeit Transparenz und Zugriff haben. Im nächsten Schritt folgt das Marktscreening und das Request for Information (RFI). Hier unterstützen Sie unsere Expert:innen dabei, vollständige Ausschreibungsinstruktionen und -unterlagen zu erstellen, die alle funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen umfassen und Ihren Ausschreibungsrichtlinien entsprechen oder vergaberechtskonform sind.

In Phase 3 folgt das Request for Proposal (RFP) / die Vergabeveröffentlichung samt anschließender Bewertung. Dieser Schritt kann ebenso über unser cloudbasiertes Ausschreibungstool abgebildet werden, so dass die Kommunikation mit den Anbietern und Beantwortung von Fragen als auch der Ausschreibung hierin vollständig abgebildet ist. Dabei führen wir das Frage- und Antwort-Management transparent durch, dokumentieren entsprechend und bewerten alle Angebote nach einem einheitlichen Maßstab – die (Nicht-)Erfüllung von Anforderungen, Eignungs- und Zuschlagskriterien wird nachvollziehbar protokolliert. Wir achten insbesondere darauf, dass transparente Entscheidungsvorlagen den Prozess vereinfachen sowie Service-Level-Agreement- und Leistungsvereinbarungen (SLA) hinreichend präzise formuliert sind und Ihre Geschäftsanforderungen berücksichtigen. Bieterpräsentation und Vertragsverhandlungen unterstützen wir gern aus verfahrenstechnischer und inhaltlicher Sicht. Gerade in dieser Phase profitieren alle Akteure des Verfahrens von der Transparenz, Zugriffsmöglichkeit, Dokumentation und Single-Point of Storage durch unsere cloudbasierte Ausschreibungsplattform.

In der letzten Phase helfen wir dabei, die Implementierung im Sinne der in der Ausschreibung oder Vergabe definierten Qualitätsansprüche durchzuführen. Dafür steuern wir beispielsweise die Zusammenarbeit zwischen internen Dienstleistern und Stakeholdern oder erstellen Test- und Migrationskonzepte und begleiten Transition und Hypercare.

Warum lohnt sich unsere Unterstützung?

Unsere Hilfe, digitales Tooling, professionelle Beratung und externer Blick auf Ihre Ausschreibung oder Vergabeverfahren ist aus mehreren Gründen besonders wichtig:

• End-to-End Digital: Unser Tooling ermöglicht eine nahtlose und medienbruchfreie digitale Abwicklung, wodurch wir nicht nur die Effizienz steigern, sondern auch die Transparenz und Sicherheit erhöhen, den Zugriff für alle involvierten Akteure jederzeit sicherstellen, Compliance gewährleisten, die Fehleranfälligkeit minimieren und die Durchlaufzeiten signifikant verkürzen.
• Fachwissen und Erfahrung: Unsere Berater:innen und Jurist:innen verfügen über spezialisiertes Fachwissen und langjährige Erfahrung in der Begleitung und Durchführung von Dienstleister- und Softwareauswahlen und -vergaben. Sie können fundierte Empfehlungen geben und sicherstellen, dass die beste Lösung ausgewählt wird.
• Objektivität: Unsere Berater:innen sind unabhängig und objektiv. Wir stellen sicher, dass die Auswahl aufgrund von sachlichen und fachlichen Kriterien erfolgt und nicht durch persönliche Vorlieben oder Beziehungen geprägt ist.
• Zeit- und Ressourceneinsparung: Ausschreibungen und Vergabeverfahren sind häufig komplex und zeitaufwändig. Unsere Berater:innen können das Verfahren beschleunigen und effizienter gestalten.
• Risikominimierung: Eine falsche Entscheidung kann unter anderem ineffiziente Arbeitsabläufe, geringe Akzeptanz oder hohe Kosten für Anpassungen oder Migrationen nach sich ziehen. Wir tragen dazu bei, diese Risiken effizient und effektiv zu minimieren.