Tax & Legal als Erfolgsfaktor in der SAP S/4HANA Transformation

Mehr Erfolg in Ihrem S/4HANA Transformationsprojekt durch frühzeitige Einbindung von Steuer- und Rechtsexpert:innen

Absichern der Compliance während und nach einer S/4HANA Transformation

Die Einführung eines neuen ERP-Systems geht mit tiefgreifenden Eingriffen in die Prozess- und Systemlandschaft des betroffenen Unternehmens einher. Während und insbesondere auch nach einer solchen Transformation ist die umfassende, weltweite Compliance mit den jeweils geltenden steuerlichen und rechtlichen Vorschriften durchgängig sicherzustellen. Dies erfordert beispielsweise:

• die Umsetzung steuerlich relevanter Entscheidungen in End-to-End-Geschäfts- und Finanzprozessen (PTP, OTC, RTR usw.)
• die umfassende weltweite Einhaltung von Umsatzsteuerbestimmungen (z. B. lokal zutreffende Steuerfindung, Berücksichtigung systemischer Kontrollen)
• die Abdeckung lokaler ertragsteuerlicher und steuerbilanzieller Anforderungen (z. B. Separierung nicht abziehbarer Aufwendungen und steuerfreier Erträge)
• digitalisierte Tax Reportingprozesse und Tax Data Storage (z. B. Verrechnungspreise, CbCR, latente Steuern und Pillar 2)
• die automatisierte Durchführung von Steuerkontrollen und Berechnungen (z. B. im Tax Accounting und bei der Verrechnungspreisbestimmung)
• die Berücksichtigung rechtlicher Anforderungen hinsichtlich der Vermeidung von Geldwäsche und Betrug, Lieferkettensorgfaltspflichten, Exportkontolle und Embargo-Restriktionen
• die Sicherstellung des Schutzes personenbezogener Daten, einschließlich der Einhaltung von gesetzlichen Aufbewahrungspflichten und den Grundsätzen der Rechtmäßigkeit und Sparsamkeit der Datenverarbeitungen

Zudem kann die laufende Transformation u. a. dazu genutzt werden,

• neue regulatorische und steuerrechtliche Anforderungen (globale Mindeststeuer/Pillar 2, digitale Kommunikation mit der Finanzverwaltung) umzusetzen,
• die Fähigkeit, auf künftige Veränderungen der (steuer)rechtlichen Anforderungen zu reagieren, zu erhöhen und
• den Weg zu einer digitalen Steuer-, Compliance- und Rechtsabteilung (Global Integrated Compliance) zu verkürzen.

Angemessene Nutzung von Wertschöpfungspotentialen

Die SAP S/4HANA Transformation und andere ERP-Transformationen eröffnen Unternehmen Chancen zur Nutzung erheblicher Wertschöpfungspotenziale (u. a. durch Kostenreduzierungen und Effizienzsteigerungen) und tragen daher zu einer Steigerung des Gesamt-Return on Investment (ROI) ihrer Transformation bei.

In steuerrechtlicher Hinsicht ist zu beachten:

• Zunächst stellt die Einbeziehung von Bilanz- und Steuerexpert:innen in eine S/4HANA-Transformation sicher, dass diese (steuer-) bilanziell zutreffend erfasst wird, die erheblichen Einführungskosten auch steuerlich berücksichtigt werden und dass z. B. Potentiale zur Sofortabschreibung digitaler Assets genutzt werden.
• Dann sollte eine steuerlich zutreffende globale Zuordnung der SAP-Transformationskosten gewährleistet sein, die Doppelbesteuerungen und nicht abzugsfähige Verrechnungen bzw. indirekte Steuern und nicht anrechenbare Quellensteuern vermeidet.
• Digitale Investitionen werden in vielen Staaten durch steuerliche und sonstige Fördermöglichkeiten wie Steuergutschriften und Steueranreize für IP-Investitionen unterstützt, welche die betroffenen Unternehmen kennen sollten.
• Eine ERP-Transformation bewirkt Prozess- und Systemänderungen, die Steuerfolgen nach sich ziehen können, wenn z. B. Aktivitäten zwischen Konzerngesellschaften oder über Grenzen hinaus verlagert werden. Um dies zu erkennen und entsprechende Risiken zu mitigieren, sollte der Prozess integriert steuerlich begleitet werden.
• Nach Umsetzung einer S/4HANA-Transformation sollten die etablierten Prozesse gewährleisten, dass steuerliche Ineffizienzen (z. B. Quellensteuer, Doppelbesteuerung, nicht abzugsfähige Posten/VAT) vermieden werden und Potentiale gehoben werden (z. B. angemessene Nutzung von Zollpräferenzregelungen)

In Bezug auf rechtliche und regulatorische Anforderungen ist vor allem zu erwähnen:

• Die frühe Einbindung von qualifizierten Rechtsexpert:innen stellt sicher, dass Verträge mit dem ERP-Anbieter und anderen Dritten (bspw. Implementierungspartnern) angemessene rechtliche Regelungen (bspw. zur Haftung, Gewährleistung und Kündigung) enthalten und bspw. die Lizenzmodelle den tatsächlichen Erfordernissen des jeweiligen Unternehmens genügen.
• In datenschutzrechtlicher Hinsicht ermöglicht die frühe Einbindung von Datenschutzexpert:innen, dass von Anfang an eine Dokumentation der getroffenen Datenschutzmaßnahmen erfolgt (bspw. eine Datenschutz-Folgenabschätzung und Dokumentation der Einhaltung der Grundsätze “Privacy by Design” und “Privacy by Default”) und datenschutzrechtliche Herausforderungen - wie bspw. die internationale Übermittlung von Daten oder ein US-Cloud-Standort oder die Erstellung von Sperr- und Löschkonzepten speziell für S/4HANA - gemeistert werden. Zudem entlastet die Einbindung externer Expert:innen die internen Ressourcen, die erfahrungsgemäß ein großes ERP-Transformationsprojekt im Rahmen ihrer Kapazitäten kaum begleiten können.
• Prozesse zur Dokumentation und Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen - bspw. die Einhaltung von Embargo-Restriktionen, zollrechtliche Dokumentationen, Maßnahmen zur Bekämpfung von Geldwäsche und Betrug und die Einhaltung von Pflichten nach dem Lieferketten-Sorgfaltspflichtgesetz - können in weiten Teilen durch S/4HANA umgesetzt werden. Das bietet die Chance, parallele Prozesse in anderen Systemen und Mehraufwand zu reduzieren und durchweg einen besseren Grad an Dokumentation der Compliance zu erreichen. Durch die frühzeitige Einbindung entsprechender Expert:innen ist sichergestellt, dass das Prozessdesign die jeweiligen regulatorischen Anforderungen bereits berücksichtigt und insofern keine spätere Anpassung des ERP-Systems notwendig wird.