Mit grenzüberschreitender Remote-Work-Flexibilität Mitarbeitende gewinnen und binden
Wir stehen Unternehmen in ihrer Rolle als Arbeitgeber dafür ganzheitlich zur Seite: Mit globaler rechtlicher Expertise und technischer Lösungskompetenz unterstützen wir Sie, New-Work-Flexibilität in Ihrem Unternehmen zu schaffen, ohne zusätzliche rechtliche Risiken einzugehen. Damit „Workation“ und „Homeoffice im Ausland“ auch in Ihrer Organisation Realität werden.
Vertrauen Sie auf ein Team, das Sie mit einer digitalen Lösung in die Lage versetzt, grenzüberschreitendes Remote Working ebenso sicher wie attraktiv zu gestalten. So schaffen wir gemeinsam mit Ihnen nachhaltige Werte und Vertrauen – heute und in Zukunft.
Der Arbeitsort spielt in der Arbeitswelt von heute dank der Digitalisierung häufig eine nachgeordnete Rolle. Work-Life-Blending, wörtlich die Vermischung von Arbeit und Leben im Sinne von Freizeit, und Remote Work, also das ortsunabhängige Arbeiten, werden immer mehr zur Normalität. Die anfänglichen Bedenken der Unternehmen eines Verlusts an Kontrolle, Effizienz und Produktivität haben sich überwiegend als unbegründet. So haben viele Unternehmen ihre Unternehmenskulturen infolge der Pandemie angepasst, die Möglichkeit zu Workation wird immer mehr zur Realität.
Mit uns wird Workation und Homeoffice im Ausland Realität
Wir haben die richtige Lösung für die Megatrends Workation und Homeoffice im Ausland
Dieser Wunsch nach Flexibilität macht mittlerweile auch vor Landesgrenzen nicht halt: In der Neuauflage unserer PwC-Studie „Workation zwischen Wunsch und Wirklichkeit" gaben fast zwei Drittel von 1.000 befragten Beschäftigten an, dass Workation im Ausland grundsätzlich für sie infrage kommt. Und ein Drittel Arbeitnehmer:innen haben bereits Erfahrungen mit Workation gemacht.
Noch wichtiger für Arbeitgeber ist die Relevanz eines solchen Angebots: Für eine deutliche Mehrheit der Beschäftigten (57 Prozent) ist die Möglichkeit, eine Workation zu machen, wichtig bei der Jobwahl. Für 30 Prozent der Beschäftigten ist Workation sogar so wichtig, dass sie einen neuen Job ohne diese Möglichkeit in jedem Fall oder sehr wahrscheinlich ablehnen würden. Das bedeutet: Unternehmen, die keine Workation ermöglichen, schließen potenziell jede dritte Fachkraft aus ihrem Bewerber:innenpool aus – unter den unter 30-Jährigen sogar jede vierte. Workation ist insofern ein essenzieller Benefit, über den jede HR-Abteilung nachdenken sollte.
Arbeitgeber benötigen rechtliche und steuerliche Sicherheit für Workation und Homeoffice aus dem Ausland
Was bedeutet Workation und Homeoffice im Ausland für Arbeitgeber? Neben dem Trendbegriff Workation ist vor allem der Begriff „Homeoffice im Ausland“ irreführend, findet das Homeoffice doch von zuhause aus statt. Im steuerlichen und rechtlichen Sinne handelt es sich bei solchen Angeboten für Arbeitnehmer:innen um das temporäre mobile Arbeiten aus dem Ausland. Relevant für die Besteuerung ist neben der Grenzüberschreitung vor allem die zeitliche Begrenzung.
Doch während Unternehmen diese Entwicklung einerseits vorantreiben, um sich auf der Suche nach neuen Talenten und zur Stärkung der Bindung ihrer bestehenden Mitarbeitenden als attraktive Arbeitgeber zu positionieren, sehen sich andererseits die Steuer- und Rechtsabteilungen mit erheblichen Risiken konfrontiert. Im schlimmsten Fall drohen Doppelbesteuerung und Strafen, wenn Mitarbeitende ohne Einzelfallprüfung aus dem Ausland tätig werden. Für die Unternehmen entstehen in jedem Fall zusätzliche Aufwände in der steuerlichen wie auch rechtlichen Prüfung.
Potenzielle steuer- und arbeitsrechtliche Risiken durch Workation und Homeoffice im Ausland
Unternehmenssteuern
- Begründung einer Betriebsstätte mit ertrags- und umsatzsteuerlichen Konsequenzen
- Potenziell höhere Steuerbelastung durch Besteuerung anteiliger Betriebsstättengewinne im Ausland
- Hoher Aufwand durch steuerliche Registrierung und Steuererklärungspflichten
Arbeitgeberpflichten
- Registrierung im Ausland für lohnsteuer- und sozialversicherungsrechtliche Zwecke
- Lohnsteuereinbehaltungspflicht im Ausland als ausländischer Arbeitgeber oder bei Vorliegen einer Betriebsstätte
- Antragsgebundene Freistellung des Arbeitslohns in Deutschland
Aufenthalts-/Arbeitsrecht
- Bestimmungen des Aufenthalts- und Arbeitsrechtes
- Tätigkeiten außerhalb der EU bzw. von Nicht-EU Bürgern sind stärker risikobehaftet
- Beteiligungsrechte des Betriebsrates
Sozialversicherung
- Wechsel in das ausländische Sozialversicherungssystem
- Begründung des Status eines „Multi-State-Worker“
- Höhere Beitragszahlungen für Arbeitnehmer und Arbeitgeber
Steuerpflicht des Mitarbeitenden
- Begründung einer beschränkten oder unbeschränkten Steuerpflicht im Ausland
- Besteuerungsrecht könnte dem Ausland zugewiesen werden
- Mögliche unterjährige Doppelbesteuerung
- Verpflichtung zur Abgabe einer Steuererklärung im Ausland
Unser Service: Wie wir Sie bei der Umsetzung von Workation unterstützen
- Phase 1: Bestandsaufnahme und Strategie
- Phase 2: Umsetzung New-Work-Strategie
- Phase 3: Laufende Compliance und Kontrolle
Phase 1: Bestandsaufnahme und Strategie
- Bestandsaufnahme der mobilen Arbeitsverhältnisse und grobe Risikoeinschätzung
- New-Work-Strategie auf Basis der Bestandsaufnahme und Best Practice-Erfahrungen
Phase 2: Umsetzung New-Work-Strategie
- Regelungen: Remote Work Policy, Guideline, Betriebsvereinbarungen, Checklisten, Tax CMS
- Approval Prozess: Mit Regel-/Ausnahmeverhältnis, Prozessbestimmung und -dokumentation, IT gestützt etc.
- Umsetzung über Beschlüsse, Mitarbeiterkommunikation und -schulung
Phase 3: Laufende Compliance und Kontrolle
- Laufende ESt-, SozV-, KSt- etc. Compliance im In- und Ausland
- Automatisiert, digitalisiert und damit effizient und transparent
- Integriert in das Tax CMS zur laufenden Risikokontrolle und Ableitung von Optimierungsbedarf
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Unser „Remote Work Assistant“ vereinfacht die Prüfung
Echte Flexibilität für Workation und Homeoffice im Ausland geht nur digital
Für eine valide Prüfung von grenzüberschreitender Remote Work bedarf es konkreter Vorabinformationen zu dem funktionalen, aktivitätsbasierten Vorhaben des Mitarbeitenden, dessen bisherigen (berufsbedingten) Aufenthalten im jeweiligen Land und konkreter Informationen zu den Sichtweisen des gewünschten Landes. Eine reine Policy-basierte Umsetzung in den Unternehmen ist meist überaus pauschal, da die andernfalls zwingend erforderlichen einzelfallbezogenen Prüfaufwände nicht leistbar sind. Typischerweise sind die Policies daher auf wenige Länder und eine kurze Aufenthaltsdauer in Verbindung mit festen Ausschlusskriterien beschränkt. Dies jedoch läuft dem Ziel entgegen, eine möglichst große Flexibilität in Sachen Homeoffice und Remote Work für die Mitarbeitenden zu ermöglichen.
Die Lösung: Mit dem „Remote Work Assistant“ hat PwC ein Tool geschaffen, das eine einzelfallbasierte, landesspezifische Prüfung in bis zu 40 Ländern nach Betriebsstätten, Lohnsteuer, Sozialversicherung, Arbeitsrecht und Migrationsrecht unter einer einfach nutzbaren Oberfläche vereint. Dies erlaubt größtmögliche Flexibilität für Ihre Mitarbeitenden, ohne dass Ihr Unternehmen zusätzliche Risiken eingeht. Ca. 80% aller Anfragen werden vollautomatisiert entschieden, so dass manuelle Prüfungsaufwände minimiert werden. Weitere Länder außerhalb der bestehenden Länderliste sind auf Wunsch ebenso möglich.
Studie: Workation zwischen Wunsch und Wirklichkeit
Der Trend zu Workation, also zum mobilen Arbeiten aus dem Ausland, dauert auch in wirtschaftlich volatileren Zeiten an. Für die Neuauflage unserer Studie wollten wir wissen, wie deutsche Arbeitnehmer:innen im Jahr 2024 auf das Thema blicken.
Unser Whitepaper zum Megatrend Homeoffice im Ausland
Mehr dazu, wie Sie Workation rechtssicher in Ihrer Organisation umsetzen können und dabei Risiken vermeiden, erfahren Sie in unserem Whitepaper „Megatrend Homeoffice im Ausland ermöglichen“.
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