05 August, 2021
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Christian Bartmann
Partner Risk Assurance Solutions und Co-Lead Kompetenz-Center Process Mining, PwC Germany
Tel.: +49 69 9585-2848
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Komplexe Abläufe, viele unterschiedliche Schnittstellen, menschliche Fehler und sich verändernde Geschäftsumgebungen führen dazu, dass nicht alle Prozesse so laufen, wie sie sollten. Ineffiziente und langsame Abläufe sind zentrale Kostentreiber für jedes Unternehmen und wirken sich negativ auf die Leistung aus. Umso wichtiger ist die laufende Prozessoptimierung.
Innovative Technologien aus dem Bereich der Künstlichen Intelligenz oder des Machine Learnings bieten neue Möglichkeiten für den Bereich Business Intelligence.
Ein besonders wirkungsvoller Ansatz ist Process Mining. Diese innovative Methode zielt darauf ab, die Abläufe im Unternehmen transparent zu machen und die real gelebten Ist-Prozesse mit Zielmodellen zu vergleichen.
So lassen sich Abweichungen und Optimierungspotenziale durch Prozessanalysen effizient und kostengünstig erkennen und in gezielte Maßnahmen übersetzen.
Was ist Process Mining und wie funktioniert die Technologie?
Process Mining ist eine Methode aus dem Bereich des Data Mining. Im Kern geht es darum, Informationen, d.h. digitale Spuren der durchgeführten Transaktionen aus IT-Systemen zu nutzen, um die realen Prozesse in Unternehmen zu visualisieren.
Und so funktioniert es: Im ersten Schritt werden aus den Systemen definierte Daten abgezogen, um die gesamte Prozesslandschaft in Form von End-to-End-Prozessen zu visualisieren. Anhand aller Transaktionsdaten aus den Kernsystemen erhalten Unternehmen einen vollständigen und unverfälschten Blick auf ihre Prozesse.
Mit modernsten Technologien kann jede einzelne Abweichung von Soll-Prozessen schnell offengelegt und bis auf Einzelfallebene analysiert werden. Diese Form des „Process Discovery“ kann Unternehmen unabhängig von der Branche bei zahlreichen IT-basierten Geschäftsprozessen unterstützen.
Prozesse für Process Mining
„Mit Process Mining machen wir die tatsächlichen Prozesse sichtbar. Wir durchleuchten die Abläufe und können die detaillierten Analysen auf Basis der real gelebten Geschäftsprozesse durchführen.“
Die Process-Mining-Technologie hat ihre Stärken nicht nur im Bereich Analytics von Massenprozessen und großen Datenmengen (Big Data), sondern auch in der Durchleuchtung von komplexen Prozessketten, wie sie im (Perioden-) Abschluss vorkommen. So ist es möglich, Flaschenhälse im Periodenabschluss zu identifizieren und zu eliminieren, das Buchungsverhalten nach Stichtagen zu analysieren und zielgerichtet Prozessoptimierungen abzuleiten.
Das Ziel einer Prozessanalyse auf der Basis von Process Mining besteht darin, die Performance der einzelnen Prozessschritte zu steigern. Die Prozessanalyse des Bereichs „Accounts Payable“ gibt einen tiefen Einblick in die Prozessabläufe von Rechnungen unterschiedlicher Herkunft und bietet so die Möglichkeit, Harmonisierungs- und Automatisierungspotenziale einfach zu ermitteln. Die PwC-Expertinnen und Experten beurteilen anhand individueller Benchmarks und eigener KPIs die aktuelle Datenqualität bei Stammdaten. Sie geben Empfehlungen zu Quick Wins wie der Skonto-Realisierungsquote.
Mit Process Mining lassen sich insbesondere Prozesse im Bereich der Massendatenverarbeitung analysieren. In der Energie- oder Telekommunikationsbranche überwachen die PwC-Expertinnen und Experten Prozesse End-to-End. Ein Beispiel ist der Order-to-Cash-Prozess von der Umsatzrealisierung bis zum Zahlungs-/Forderungsmanagement. Alle einzelnen Schritte (Stornierung, Aussteuerung, Reklamationsgründe etc.) werden berücksichtigt. Dadurch steigen u. a. die Kundenzufriedenheit und die Liquidität.
Im Rahmen von IT-Transformationsprojekten (z.B. ERP-Rollout oder S/4HANA-Einführung) spiegeln die PwC-Expertinnen und Experten die Prozesse gegen einen vorher festgelegten Standard, etwa in Form definierter Soll-Templates. Auf diese Weise arbeiten wir heraus, wie hoch die Konformitätsrate ist und in welchen Fällen Prozessoptimierungen möglich sind.
Neben den Möglichkeiten zur Effizienzsteigerung und Prozessautomatisierung eignet sich Process Mining auch zur Analyse von Compliance-Sachverhalten und der Prüfung der Wirksamkeit des Internen Kontrollsystems (IKS). Von Hauptprozessen wie dem Einkaufsprozess und dem Rechnungseingangsprozess bis hin zur Reisekostenprüfung kann jeder Prozessschritt grafisch dargestellt und relevante Kennzahlen ermittelt werden.
1. Analyse der Prozessvarianten
In der Praxis folgen Prozesse selten dem gleichen, idealen Ablauf. Es kann beispielsweise vorkommen, dass eine Einkaufsbestellung aufgrund verschiedenster Gründen mehrmals geändert wird. In der Variantenanalyse wird leicht ersichtlich, welche verschiedenen Pfade der Prozess annimmt. Benutzer können dadurch den am häufigsten vorkommenden Pfad – den so genannten Happy Path – sowie alle potenzielle Schwachstellen erkennen.
2. Durchlaufzeit-Analyse
Durchlaufzeiten können direkt im interaktiven Prozessgraph dargestellt und analysiert werden. So lassen sich die exakte Position und mögliche Gründe für Stillstand oder Verzögerungen im Prozess darstellen.
3. Root Cause Analysis
Wenn Nutzer die analytischen Fähigkeiten der Process-Mining-Software komplett ausschöpfen, können sie die Rohdatenobjekte, die zur Prozessanalyse gehören, genau nachverfolgen. Auf diesem Weg können Schwachstellen entdeckt und erhoben werden.
4. Continuous Process Monitoring
Viele Process-Mining-Tools nutzen den Zugang zu Echtzeitdaten aus zentralen Systemen für die bestmögliche Prozessanalyse. Anwender können ohne großen Aufwand intuitive Analyseansichten erstellen und dadurch spezifische Fragen zu Prozessen beantworten.
„Durch die Kombination unserer Fachexpertise mit Branchen Know-how und detaillierten Kenntnissen der innovativen Process-Mining-Technologie unterstützen wir Unternehmen dabei, rationale und datenbasierte Entscheidungen zu treffen, die Transparenz zu erhöhen, Kosten zu senken und Gewinne zu realisieren.“
Christian Bartmann
Partner Risk Assurance Solutions und Co-Lead Kompetenz-Center Process Mining, PwC Germany
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