Transformation und Management im Krankenhaus

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Jörg Asma
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Krankenhaus-Digitalisierung verändert die gesamte Organisation

Der Erfolg von Digitalisierungsvorhaben in Krankenhäusern hängt nicht nur von der IT ab. Ohne ein gutes Projektmanagement und die Einbeziehung aller betroffenen Menschen einer Organisation in Veränderungsprozesse scheitern selbst die besten digitalen Technologien und neue Prozesse an Widerständen und fehlender Akzeptanz.

Bei der Planung und Einführung digitaler Lösungen muss das System Krankenhaus in seinen Zusammenhängen verstanden werden. Dazu gehören die klinischen Abläufe, die Prozesse der Verwaltung, die Architektur der IT, die Bedürfnisse der jeweiligen Fachdisziplinen und Interessen der involvierten Berufsgruppen sowie das Erlösmodell und die übergeordnete Strategie des Krankenhauses.

Digitale Transformation erfolgreich managen

Projekt- und Programmmanagement als Motor der Veränderung etablieren

Die Digitalisierung von Krankenhäusern heißt Hand anlegen an ein komplexes System. Es gibt vielschichtige Herausforderungen und Fallstricke. Hier muss interdisziplinär und ganzheitlich gedacht werden, zumal die meisten Häuser aktuell unter dem Schirm des Krankenhauszukunftsgesetzes (KHZG) mehrere Digitalisierungsvorhaben parallel angehen. Die Strukturen zum Projekt- und Programmmanagement müssen entsprechend performant aufgestellt sein, damit sich die Projekte effizient koordinieren lassen.

Wie geht das in der Praxis? Es hat sich ein mehrschichtiger Ansatz bewährt, bei dem oberhalb der Projektsteuerung einzelner Digitalisierungsprojekte (z.B. der Fördertatbestände des KHZG oder entlang von Prozessgruppen bei SAP Transformationen) eine übergeordnete Programmebene zur Unterstützung und Koordination eingezogen ist. So lassen sich einzelne Vorhaben vernetzen, Zeitpläne abstimmen, und Synergien durch Querschnittsfunktionen schaffen. Gleichzeitig findet die Projektumsetzung dort statt, wo die größte Fachexpertise ist. Wir setzen dabei auf eine Vorgehensweise, die von Anfang an auch übergeordnete Aspekte rund um Sicherheit, Recht und Compliance berücksichtigt sowie die Anwendersicht und Benutzbarkeit konsequent in den Fokus stellt.

Mit Change Management die Veränderungen um Menschen zentriert gestalten

Die Einführung digitaler Lösungen hat nicht nur Auswirkungen auf die IT- und administrative Prozesslandschaft, sondern vor allem auf tägliche Routinen und Arbeitsabläufe des Krankenhauspersonals. Das Krankenhausmanagement muss die die Belegschaft in dem Veränderungsprozess einbinden, mitnehmen und richtig adressieren. Ein Kernbestandteil und Erfolgsfaktor von Digitalisierungsvorhaben besteht darin, den Menschen und sein Arbeitsumfeld klar in den Mittelpunkt zu stellen und den Wandel mit einem zielgerichteten Change-Prozess zu gestalten. Deswegen haben wir ein eigenes Team aus Change-Expert:innen, die auf die sozialen und kommunikativen Aspekte von Digitalisierungsprogrammen spezialisiert sind. Gutes Change Management ist ein Erfolgsfaktor für Digitalisierung aber auch angewandtes Risikomanagement.

Mit einem übergeordneten Vorgehensmodell Veränderungen systematisch meistern

Bei der Einführung neuer Prozesse und Veränderungen an bestehenden Systemen empfehlen wir ein bewährtes Phasenmodell. Zunächst geht es darum, aktuelle Prozesse und relevante Nutzergruppen aufzunehmen. Dann werden Anforderungen und Ziele definiert und die Auswirkungen der Maßnahmen untersucht. Mit Hilfe von passenden Tools lassen sich anschließend Prototypen erstellen, um die Tauglichkeit von Softwarelösungen und angepassten Prozessen im Hospital schnell zu validieren. Die Umsetzung und Einführung einer Lösung erfolgt schließlich in mehreren Wellen – eng begleitet durch kommunikative Maßnahmen im Rahmen des Change Managements. Um sicherzustellen, dass sich die Veränderung im Betrieb verankert und nachhaltig Nutzen stiftet, folgt nach dem Einführungsprozess eine Phase der intensiven Anwenderbetreuung.