Qualitätssicherung der Finanztransformation im ERP

Vertrauen durch eine projektbegleitende Prüfung

Ihr Experte für Fragen

Peter Kopizenski
Partner bei PwC Deutschland
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Erwartungen und Herausforderungen einer SAP S/4HANA Umstellung

SAP S/4HANA ist mehr als ein IT-Projekt. Viele unserer Kunden nutzen den technologischen Sprung auf die neueste SAP-Generation vor allem dazu betriebswirtschaftliche Vorteile zu erzielen und sich historisch gewachsener Datenstrukturen und Prozesse zu entledigen. Hierbei ist oftmals die Finanzfunktion ein Treiber des SAP S/4HANA Implementierungsprojekts.

Neben einer Vielzahl an potenziellen neuen Funktionen und Benutzererlebnissen müssen Unternehmen sich im Projektverlauf auch weiteren Themen stellen:

Überleitung bestehender Prozesse in den SAP Standard
Definition neuer Prozesse auf der grünen Wiese
Konvertierung von Individual-Code
Einführung und/oder Wegfall von Funktionalitäten (Simplifikation Items)
Neue Datenstrukturen und Datenqualität

Dabei ist das Zusammenspiel zwischen Fachabteilung, IT und dem Management enorm wichtig. In sämtlichen Projektphasen warten technische sowie legal-rechtliche Risiken, die ihre zukünftigen Prozesse erschweren, das Projekt verlängern oder zu höheren Kosten führen können.

„Damit Sie zu hohe Kosten vermeiden und um Vertrauen in die Umsetzung zu haben, bieten wir eine projektbegleitende Prüfung nach ,ISAE3000 revised‘, einem international anerkannten Standard für rechnungslegungsrelevante Aspekte. Sie erhalten eine unabhängige Qualitätssicherung aller Projektphasen und haben stets einen kritischen Freund an Ihrer Seite, der Sie auf legal-rechtliche Anforderungen hinweist.“

Peter Kopizenski,Partner bei PwC Deutschland

Wir vereinen Implementierungserfahrung mit Prüfungswissen

Qualität

Unabhängige Überprüfung des Projekts, um festzustellen, ob die Ziele und die Qualität erreicht und die Risiken angemessen ermittelt und reduziert werden.

Compliance

Frühzeitige Berücksichtigung von Compliance-Anforderungen und Änderungen am internen Kontrollsystem, um die Abschlussprüfung zum Jahresende zu entlasten.

Benchmarking

Benchmarking des Lösungsdesigns im Vergleich zu bewährten Verfahren/Best-in-Class-Lösungen sowie „Built as Designed“ im Projektverlauf.

Technologie

Systemseitig standardisierte und individuelle Qualitätssicherungen in den Bereichen Systemeinstellungen und Datenmigration.

Kontinuierliche Bewertung der Projektergebnisse

In unserer empfohlenen Rolle als „kritischer Freund“ hinterfragen wir das funktionale Lösungsdesign und die Durchführbarkeit der Implementierung um die Erwartungen im Hinblick auf S/4HANA realistisch zu beurteilen. Wir haben in vielen Projektkonstellationen mit Systemintegratoren zusammengearbeitet und machen transparent, falls Entscheidungen oder Umsetzungen vom Projektauftrag abweichen.

Prüfung Projektmanagement

Qualitätssicherung beginnt bei Projektinitialisierung
Im Rahmen der Prüfung des Projektmanagements betrachten wir verschiedene Aspekte wie bspw. Projektplanung & -Organisation, Risikomanagement und Reporting. Die ordnungsmäßige Umsetzung dieser Aufgaben ist Voraussetzung für den weiteren Projekterfolg bei der Transformation auf das S/4HANA-System.

Prüfung fachliche Konzepte

Fachkonzeptionelle Schwächen früh identifizieren
Im Rahmen des Reviews der Fachkonzeption prüfen wir, ob die fachlichen Vorgaben geeignet sind, die im Projektauftrag formulierten Ziele umzusetzen. Das Lösungsdesign wird dabei auf Konsistenz und Einhaltung regulatorischer Vorgaben gewürdigt.

Prüfung IT-Konzepte & Einstellungen

Sicherstellen qualitativ geeigneter IT-Konzepte
Wir betrachten die Ebene der technischen Konzeption und stellen so die Durchgängigkeit der Vorgaben vom Projektauftrag bis zur Umsetzung sicher.

Prüfung der Umsetzung

Sachgerechte Umsetzung technischer und regulatorischer Vorgaben
Im Rahmen der Umsetzungsphase fokussieren wir uns auf die ordnungsgemäßen Systemeinstellungen, der Anbindung von Schnittstellen sowie Funktionstrennungskonflikten in den Berechtigungen.

Prüfung der Testdurchführung

Erfolgreiche Umsetzung der Geschäftsprozesse und Funktionen
Im Rahmen der Prüfung der Testphase beurteilen wir, ob die Testverfahren geeignet sind, die Geschäftsprozesse ordnungsgemäß zu testen und die definierten Testfälle alle fachlichen Funktionen abdeckt und Fehler entsprechend dokumentiert und behoben werden.

Prüfung der Test- & Datenmigration

Effektive Tests der Daten prüfen
Im Rahmen der Prüfung der Datenmigration beurteilen wir, sowohl in der Testphase als auch für die Produktivmigration, ob die Datenüberleitung korrekt definiert und angewendet wurde, um die Daten vollständig und richtig zu migrieren.

Echtbetrieb & Stabilisierung

Risiken im Übergang auf S/4HANA minimieren
Im Rahmen der Produktivsetzungsphase beurteilen wir, ob die Voraussetzungen (bspw. Cut-Over Planung, Bewertung offener Risiken) für eine Produktivsetzung vorliegen und die notwendigen Maßnahmen für die Umsetzung der Hypercare Aktivitäten getroffen wurden.

Unsere Tool-Lösungen unterstützen die Prüfung in den folgenden Bereichen

Stammdatenanalyse
Systemeinstellungen
Berechtigungen
Datenmigration

Stammdatenanalyse

Master Data Managing Exceptions – MADAME

MADAME ist eine Lösung für das effektive Management von Stammdaten. Die Software umfasst Module für ein Dateninventur sowie zur Analyse der Stammdatenqualität wesentlicher Objekte. Ein interaktives Dashboard ermöglicht die Visualisierung der Stammdatenqualität und möglicher Auffälligkeiten.

Systemeinstellungen

CUSTOMIZING CHECK

Der PwC Customizing Check validiert, ob es Abweichungen zwischen Customizing-Spezifikation und der technischen Umsetzung gab. Diese können so frühzeitig behoben werden und ermöglichen eine vereinfachte Testphase und einen fehlerfreien Betrieb.

Berechtigungen

ACE-S

ACE-S ist eine Abkürzung für „Auditing and Consulting Engine for SAP“. SAP enthält viele Kontrollen, die in das System eingebettet sind. ACE-S extrahiert Konfigurationskontrollen, Rollen und Berechtigungen aus SAP und analysiert sie, um festzustellen, ob diese angemessen konzipiert und in SAP implementiert wurden.

Datenmigration

Data Validation Solution – DVS

Die Data Validation Solution (DVS) ist eine vielseitige und rundum intelligent durchdachte Lösung zur Datenvalidierung. Im Rahmen von Migrationsprojekten entfällt damit die bisher übliche manuelle und fehleranfällige Validierung von Daten. Stattdessen wird es mit der DVS möglich, Daten vollständig automatisiert und nahezu in Echtzeit zu validieren. Für Sie und Ihr Unternehmen ergeben sich damit enorme Vorteile in zeitlicher, qualitativer, rechtlicher, personeller und finanzieller Hinsicht.

Top 5 Projektrisiken

Unzureichende (angewandte) Implementierungsmethodik
Qualitätssicherungsprozess ist nicht hinreichend eingerichtet
Unklare Abhängigkeiten im Projekt und zu Parallelprojekten
Unzureichende Transparenz innerhalb des Scope-Change Prozesses
Verantwortlichkeiten für die zentralen Projektelemente sind unzureichend zugeordnet

Top 5 Fehler

Funktionale Spezifikationen werden nicht wie definiert implementiert
Die Kontenzuordnung / Kontierung ist nicht ausreichend definiert und gecustomized
Unvollständige Konzepte, bspw. mit fehlenden Organisationseinheiten
Die Datenselektionskriterien und –zuordnung sind nicht hinreichend implementiert
Fehlerhafte bzw. intransparente Definitionen im Testkonzept und –management führen zu Fehlern innerhalb der Tests

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Ihr Nutzen je Projektphase bei einer projektbegleitenden Prüfung

Einschätzung der Angemessenheit des organisatorischen Projektaufbaus mit der Möglichkeit Verbesserungen frühzeitig vorzunehmen
Hinweise auf planerische Unzulänglichkeiten in der Methodik und Vorgehen mit der Option diese anzupassen
Identifikation, Aufzeichnung, Kommunikation zur Verminderung von Risiken, die zu einem verbesserten Risikomanagement und letztendlich zu einer erhöhten Projekterfolgsquote führen

Hinweise auf konzeptionelle Lücken oder Inkonsistenzen innerhalb der Fachkonzeption
Feedback zur Identifikation der Anforderungen und des Änderungsbedarfs mit der Möglichkeit etwaige Defizite zeitnah zu erkennen und zu beheben
Hinweise auf Verstöße gegen die Ordnungsmäßigkeit bereits auf Ebene der konzeptionellen Vorgaben mit der Möglichkeit der Korrektur vor Umsetzung der Implementierung

Hinweise auf unvollständige Identifikation von anzupassenden oder zu erstellenden IT-Konzepten (z. B. RICEFWs) und damit Vermeiden von Verzögerungen im Projekt durch späte Nacharbeiten
Einschätzung der Qualität der Aktivitäten zur technischen Konzeption mit der Option Fehlentwicklungen auf dem Projekt zu korrigieren

Hinweise auf eine abweichende Umsetzung der Systemeinstellungen auf Basis der fachlichen und technischen Konzeption
Beurteilung des Endes zu Ende Datenflusses auf Vollständigkeit und Richtigkeit unter Berücksichtigung von Schnittstellen
Hinweise auf Funktionstrennungskonflikte innerhalb von Benutzern und Rollen

Zeitnahes Feedback zu den Vorgaben hinsichtlich Aufbau und Ablauf von Tests sowie der Handhabung von Defects, dadurch Vermeidung von nicht sachgerechter Anleitung
Zeitnahe Aufdeckung fachlich ungenügender Testfälle und unzureichender Testfallabdeckung
Hinweise zur nachvollziehbaren und angemessenen Durchführung und Dokumentation der Testverfahren mit dem Nutzen, dass nicht sachgerecht durchgeführte Tests nachgeholt und etwaige Fehler aufgedeckt werden können

Hinweise zum Migrationsvorgehen zur Minimierung von Planungs- und Durchführungsrisiken
Rückmeldung zu Inkonsistenzen beim Mapping der Quell- und Zieldatenstruktur
Beurteilung der vollständigen und richtigen Überleitung der Daten von der Test- bis zur Produktivmigration

Zeitnahes Feedback zur Umsetzung des Cut-Over und dadurch Vermeiden von Fehlern, welche Einschränkungen in der Aufzeichnung der Geschäftsprozesse zur Folge haben können
Minimierung von Risiken für das operative Geschäft im Go-Live
Aufdecken von Schwachstellen in den Hypercare-Aktivitäten hinsichtlich Behebung später Fehler

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Benjamin Uellendahl

Senior Manager, PwC Germany