Leistungsangebot ERP-Beratung und Umsatzsteuer

Da Unternehmen so individuell sein können wie die Menschen die dort arbeiten und zudem ständigen Veränderungen unterliegen, die von internen und externen Faktoren getrieben werden, lässt sich gut nachvollziehen, dass es auch bei der Steuerfindung mehr als nur einen Ansatz gibt, um die Geschäftsprozesse mit dieser umsatzsteuerrechtlich konform abbilden zu können.

Für Unternehmen, die ohne viele Vorsysteme beziehungsweise ohne eine Vielzahl verschiedener SAP-Instanzen und somit einer schlanken IT-Infrastruktur operieren, kann es durchaus effizient sein, die native Steuerfindung im ERP-System zu optimieren. Hierbei helfen wir Ihnen gerne mit einem Review Ihres Systems, sowie einer Aufnahme Ihrer umsatzsteuerlich relevanten Prozesse. Basierend auf der Analyse dieser beiden Faktoren können wir so detaillierte Anforderungen formulieren und Empfehlungen geben, anhand welcher Ihr Unternehmen das ERP anpassen und optimieren kann.

Ein VAT Add-On dient dazu, die Steuerfindung zentral und unabhängig von der Technik der nativen Steuerfindung anzulegen. Hierbei wird eine zusätzliche Software im ERP implementiert und kann auch buchungskreisübergreifend die korrekten Umsatzsteuerbeträge für die einzelnen Buchungskreise ermitteln und veranlassen, dass das ERP-System die Buchungen auch für komplexe Geschäftsvorfälle gesetzlich konform durchführt. 

Bei Unternehmen, die eine komplexe IT-Landschaft haben und mit verschiedenen Vorsystemen, Industrielösungen und ERP-Instanzen arbeiten, kann es sich lohnen, die Steuerfindung aus dem ERP-System auszulagern und eine Tax Engine zu nutzen. Diese externe Software übernimmt die Steuerfindung für ein oder mehrere ERP-Instanzen und hat den Vorteil, dass man mit dieser Lösung das Customizing der Steuerfindung nur einmal zentral einrichten bzw. anpassen muss und nicht individuell in jeder ERP-Instanz. Sollte es also zu dem Fall kommen, dass die Steuerfindung erweitert oder angepasst werden muss oder dass beispielsweise aufgrund gesetzlicher Änderungen Steuersätze zeitnah aktualisiert werden müssen, kann ein Unternehmen hier Zeit und finanzielle Ressourcen einsparen. 

Wir unterstützen unsere Mandanten bei dem Prozess der Auswahl der am besten geeigneten technischen Lösung, sei es eine originäre Systemanpassung, die Implementierung einer Tax Engine oder die Implementierung eines Add-Ons. Dies erfolgt basierend auf den individuellen Bedürfnissen Ihres Unternehmens wie zum Beispiel der Komplexität der IT-Systeme und der Regionen und Märkte, die abgedeckt werden müssen. Hinsichtlich der Implementierung unterstützen wir bei der Erstellung detaillierter Vorgaben zur umsatzsteuerlich konformen Umsetzung der Steuerfindung und begleiten den Mandanten auch durch den Prozess der technischen Implementierung. Zusätzlich können wir beispielsweise durch das Aufsetzen und Durchführen von Testphasen dafür sorgen, dass die Implementierung zu einem erfolgversprechenden Ergebnis führt.

Unsere Transaktionsanalyse bereitet eingangs- und ausgangsseitige Liefer- und Rechnungswege aus der Vielzahl von Buchungen im Lager-, Logistik, Vertriebs- und Finanzsystem auf und clustert diese nach bestimmten Kriterien. In unseren visuellen Darstellungen (in Tabellenform oder als Grafik) kann beispielsweise schnell erkannt werden, welche Parteien sich Rechnungen stellen, wie Transaktionen umsatzsteuerlich behandelt werden, wer den Transport veranlasst und wer die Ware empfängt. Durch eine optionale Risikobewertung wird aufgezeigt, in welchen Prozessen gegebenenfalls Risiken bestehen, oder ob künftig bestimmte umsatzsteuerliche Registrierungen nicht mehr benötigt werden.

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Hinsichtlich der Implementierung und Optimierung von ERP-Systemen unterstützen wir Sie durch die Feststellung des Ist-Zustands via Systemreviews, die Aufnahme der Geschäftsvorfälle und Transaktionsanalysen, um dann für die Implementierung beziehungsweise Optimierung des Systems, ein funktionales Konzept zu entwerfen. Dies geschieht in enger Zusammenarbeit mit Ihren IT-Berater:innen oder der IT-Abteilung und Steuerexperten und gibt Ihnen den Blueprint, um das System so aufzusetzen, damit es umsatzsteuerlich konform und performant implementiert wird.

Eine der größten technischen Herausforderungen, die sich auf Ihr Unternehmen auswirken kann, ist die Notwendigkeit der Migration auf ein neues ERP-System. Wenn die Migration gut durchgeführt wird, hat sie das Potenzial, interne Herausforderungen und Ineffizienzen zu beseitigen, die Einhaltung von Vorschriften erheblich zu erleichtern und gleichzeitig die Risiken zu minimieren. Wir sind da, um Sie zu unterstützen und sicherzustellen, dass dieser Prozess von Anfang an richtig durchgeführt wird!

Mit der Entscheidung der SAP SE, den Support für SAP ERP ECC einzustellen bzw. zu reduzieren, stehen viele unserer Kunden in naher Zukunft vor einem Übergang zur neuen S/4HANA-Plattform. Diese Plattform ist eine Kombination aus einem neuen Betriebssystem (S/4) und einer neuen In-Memory-Datenbank (HANA). 

Bei solch einer großen Herausforderung passiert es schnell, dass ein Thema wie die Umsatzsteuer als „Nische“ gesehen wird und in den Hintergrund gerät. Dies kann sich allerdings später im Tagesgeschäft durch falsche oder nicht ausreichende Lösungen rächen. Wir unterstützen Sie gerne in den verschiedenen Phasen des Implementierungsprozesses und stellen gemeinsam mit Ihnen sicher, dass Ihre umsatzsteuerlich relevanten Prozesse korrekt in Ihrem neuen ERP abgebildet sind.

Um Ihnen den größtmöglichen Support zu liefern, stehen wir Ihnen deswegen bei dem (Re-)Design Ihrer Geschäftsprozesse, dem Erwerb der benötigten Lizenzen, der Suche nach einem Implementierungspartner, der zu Ihrem Unternehmen passt, bis hin zur eigentlichen Systemimplementierung und dem Post Go Live Support mit unseren Experten und unserem langjährigen Wissen zur Verfügung!

Steuerfindung im System

Ein brandneues ERP bietet Ihnen selbstverständlich Optionen ihre umsatzsteuerlichen Sachverhalte mit dem vom System bereitgestellten Möglichkeiten darzustellen. Hier ist es nötig, dass alle umsatzsteuerlichen Sachverhalte korrekt identifiziert und korrekt im System dargestellt werden.

Wir können Sie effektiv darin unterstützen, indem wir mit Ihnen Ihre Geschäftsprozesse dokumentieren, analysieren und visualisieren. So sehen Sie welche Prozesse vorhanden sind und wo Notwendigkeit oder Optionen bestehen Anpassungen und Optimierungen vorzunehmen.

Darüber hinaus bieten wir einen Review ihres bisherigen SAP ERPs, sowie eine Transaktionsanalyse an, um für Sie Aussagen darüber treffen zu können, ob die Einstellungen ihres Altsystems korrekt sind und ob die umsatzsteuerlich relevante Geschäftsvorfälle korrekt im System abgebildet wurden. So können Sie entscheiden ob Einstellungen und Konzepte übernommen werden können, oder bei der Einführung von SAP S/4HANA neu aufgesetzt werden sollen.

Stammdaten

Es gibt ein allgemeines Sprichwort unter Datenanalysten: „Garbage in, Garbage out“. Dies ist ein Hauptrisiko im Implementierungsprozess. Wenn die aus dem alten System stammenden Daten unzureichenden Validierungen oder Tests unterzogen werden, können unvollständige oder – schlimmer noch – falsche Daten in Ihr neues System migriert werden. Wenn die Datenbank aufgrund von Unkenntnis der Struktur oder der Einstellungen falsch angepasst wird, kann dies zu Fehlern und falschen Berichten in den Bilanzen und Gewinn- und Verlustrechnungen führen.

Wir helfen Ihnen umsatzsteuerlich relevante Datensätze zu identifizieren und die Wichtigkeit dieser Datensätze gegenüber den relevanten Stakeholdern deutlich zu machen. Ebenfalls können wir Ihnen technische Unterstützung bei der Aufbereitung der Daten, der Migration nach SAP S/4HANA, sowie der Validierung der Daten im neuen System anbieten.

Dekommissionierung des Altsystems

Wie sollte bei einer Migration auf SAP S/4HANA mit einem existierenden Legacy-System verfahren werden?

Diese Frage rückt bei der Planung eines Umzugs auf ein neues ERP gerne in den Hintergrund, was aber nicht bedeutet, dass dieser Punkt vernachlässigt werden sollte. Aus Gründen der in- und ausländischen Compliance ist es wichtig, dass Sie als Stakeholder in Ihrem Unternehmen weiterhin Zugriff auf essenzielle Daten haben, um beispielsweise im Falle einer Betriebsprüfung, auch weiterhin alle geforderten Informationen bereitstellen können. Auch für die Planung Ihres Tagesgeschäfts kann es mitunter wichtig sein, auf Daten in der „alten Welt“ Zugriff zu haben.

Um auch diese Herausforderung zu meistern prüfen wir gemeinsam mit Ihnen nach welchem Muster Ihr Altsystem, bzw. Ihre alte Systemlandschaft am besten stillgelegt werden sollte. Danach prüfen wir die Stilllegung (Vollständigkeit der Daten/Funktionsfähigkeit der Auswertungen) und bestätigen dies in einem Bericht für externe und interne Adressaten. 

Darüber hinaus unterstützen wir Sie bei der notwendigen Kommunikation und den Trainings, so dass alle betroffenen Personen wissen, wie die Stilllegung funktioniert und wer welche Aufgaben zu erfüllen hat und führen eine IST-Analyse durch, um sicherzustellen, dass alle notwendigen Verfahren etabliert wurden.

Tools und Solutions (von SAP und/oder Drittanbietern)

In der Post-Implementierungsphase, wenn Sie die Herausforderung Ihr neues SAP S/4HANA einzuführen gemeistert haben, ergibt sich die Möglichkeit über weitere Tools und Lösungen die Wertigkeit Ihrer IT-Landschaft weiter zu steigern und z.B. ein TCMS (Tax Compliance Management System) zu integrieren.

Wie zu erwarten, ist der Markt voll mit Anbietern, die Ihnen maßgeschneiderte Lösungen für Ihre etwaigen Bedürfnisse anbieten. Nicht zuletzt SAP selbst hat einige Produkte im Portfolio, welche unter Umständen Ihr Interesse wecken könnten. Um Sie hier bei der Auswahl für Sie sinnvoller Lösungen zu unterstützen, analysieren wir während der Implementierung konstant den Verlauf des Projekts, um mit Ihnen Tools und Lösungen zu identifizieren, die Ihnen helfen z.B. Ihre Prozesse compliant zu halten oder Ihnen etwa mit einer komplexen Steuerfindung helfen (Tax Engines, AddOns).

In dem Falle, dass eine Lösung als sinnvoll identifiziert werden konnte, unterstützen wir Sie bei der Platzierung dieses Vorhabens gegenüber anderen Stakeholdern in Ihrem Unternehmen und prüfen mit Ihnen, welcher Anbieter das für Sie passende Produkt hat. Selbstverständlich bieten wir Ihnen auch an in dem darauffolgenden Implementierungsprozess an Ihrer Seite zu stehen, um mit Ihnen sicherzustellen, dass Ihre Investition den gewünschten Mehrwert bringt.

Reporting

Ein essenzieller Bestandteil eines ERPs ist die Möglichkeit die geforderten Informationen an die jeweils zuständigen Finanzbehörden kommunizieren zu können. Dies geschieht meist in zwei Teilen, wobei der erste Teil die Sammlung der notwendigen Daten im System ist. Dies geschieht automatische, z.B. über jede einzelne Transaktion, die in Ihrem Unternehmen im Zuge des Tagesgeschäfts getätigt wird. Unter der Voraussetzung, dass Ihr System korrekt eingestellt wurde, werden die richtigen Daten automatisch gesammelt und können nun mittels Reports ermittelt und für die Kommunikation mit den Finanzbehörden vorbereitet werden.

Hier haben Sie nun die Wahl, ob Sie die Kommunikation je nach Vorgaben der jeweiligen Finanzbehörde manuell vornehmen, oder auch hier auf bestehende Softwarelösungen zurückgreifen.

Wir helfen Ihnen hier gerne durch diesen Entscheidungsprozess, indem wir prüfen welche Optionen für Sie in Frage kommen. Hierbei ziehen wir in Betracht in welchen Ländern sie Reportingverpflichtungen haben und welche Lösung Ihnen dadurch einen Mehrwert bieten könnte.

Projektmanagement

Aus Sicht der Steuerabteilung ist es nicht immer leicht sich Gehör zu verschaffen, wenn es um eine Mammutaufgabe wie der Einführung eines neuen SAP ERP geht. Dennoch ist es für den Erfolg Ihres neuen ERP-Systems wichtig, dass ihre Prozesse auch alle steuerrechtlichen Anforderungen erfüllen und entsprechend korrekt im System abgebildet werden können.

Gerne unterstützen wir Sie hier die Ihre steuerlichen Interessen gegenüber anderen Stakeholdern im Projekt zu etablieren und den Fortschritt zu managen. Sollte es gewünscht und sinnvoll sein, bieten wir Ihnen auch an, einen Experten aus unseren Reihen in dem Projekt zu platzieren, der die Interessen der Steuerabteilung permanent während des Projekts vertritt und Ihre Steuerabteilung so hilft zu entlasten.

Neue regulatorische Anforderungen und Änderungen in Geschäftsprozessen stellen neben der zunehmenden Komplexität der Systemlandschaften und häufig nicht transparenter und korrekt umgesetzter Steuerfindung im Hinblick auf die VAT Compliance eine große Herausforderung für Unternehmen dar. Mit dem Tax Code Determination Service (TCDS) bieten wir Ihnen eine flexible Lösung zur externen Steuerfindung auf Basis von SAP Signavio. Unsere maßgeschneiderte Lösung fügt sich nahtlos in alle ERP-Systeme ein und ermöglicht eine zuverlässige Steuerfindung auf Basis standardisierter und individuell auf Ihr Unternehmen angepasster Entscheidungsmodelle.

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In der digitalen Ära stehen Unternehmen vor der Herausforderung, sich an die wachsenden globalen und EU-spezifischen Anforderungen für E-Invoicing und E-Reporting anzupassen. PwC bietet einen umfassenden Ansatz und maßgeschneiderte Lösungen, um Firmen nicht nur bei der Erfüllung neuer Vorschriften zu unterstützen, sondern auch Effizienzpotenziale zu erkennen und zu nutzen. Mit Dienstleistungen wie dem Electronic Compliance Radar, E-Invoicing Readiness Assessments und Implementierungs-Support begleitet PwC Unternehmen durch alle Phasen der Anpassung an diese digitalen Veränderungen.

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