Response & Investigation Managed Services
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Christian Muth
Partner, Forensic Services bei PwC Deutschland
Tel.: +49 151 61997530
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Bei Compliance-Verstößen richtig reagieren
Wie reagieren Sie, wenn Ihr Unternehmen in einer Krise steckt oder der Vorwurf eines Compliance-Verstoßes im Raum steht? In vielen Organisationen sind die Ressourcen zu knapp, um bei Verdachtsfällen oder krisenhaften Entwicklungen schnell eine interne Sonderuntersuchung einzuleiten. In solchen Situationen unterstützen die PwC-Expert:innen dabei, die Verstöße gegen Richtlinien und Regeln aufzudecken und aufzuklären, in der Krise richtig zu reagieren und gestärkt daraus hervorzugehen. Mit unserem Angebot an Managed Services helfen wir Ihrem Compliance-Office dabei, Strukturen und Prozesse für eine systematische Aufdeckung von Compliance-Verstößen aufzusetzen und eine adäquate Reaktion auf den Fall und die Krise zu erarbeiten.
Wir helfen Ihnen, Compliance-Verstöße aufzudecken, auf Krisen richtig zu reagieren und gestärkt aus diesen hervorzugehen.
Compliance-Verstöße systematisch aufdecken und im Krisenfall adäquat reagieren
Ihre Herausforderungen
Knappe Ressourcen
In vielen Unternehmen sind Ressourcen knapp. Häufig zu knapp, um bei Compliance-Verdachtsfällen, besonderen Vorkommnissen oder krisenhaften Entwicklungen in Folge von Compliance-Triggern richtig zu handeln. Denn in diesen Fällen braucht es eine interne, manchmal sehr komplexe und zeitaufwändige Aufklärung. Eine Sonderuntersuchung muss eingesetzt, das damit verbundene Fall- oder sogar Krisenmanagement umgesetzt werden.
Spagat zwischen Kosten und Verfügbarkeit
Besonders im Mittelstand sind Unternehmen darauf angewiesen, interne Untersuchungen kosteneffizient zu betreiben. Genauso wichtig ist es aber, dass die Ressourcen im Bedarfsfall zuverlässig verfügbar sind – und zwar „just in time“. Dieser Spagat zwischen Kosten und jederzeit verfügbaren Ressourcen stellt besonders kleine und mittelgroße Unternehmen vor Herausforderungen.
Fähigkeitslücken und Fachkräftemangel
Viele Unternehmen verfügen nicht über die relevanten Fähigkeiten, die für eine intensive Fall- oder Krisenreaktion nötig sind. Denn in dieser Situation müssen sie in der Lage sein, eine interne Untersuchung durchzuführen und dabei auch forensische Interviews, Datenanalysen, Hintergrundrecherchen, rechtliche Beratungen sowie Kommunikationsaktionen durchzuführen und entsprechend zu koordinieren. Insbesondere im Zuge des Fachkräftemangels ist es schwierig, Mitarbeitende mit den erforderlichen Fähigkeiten zu rekrutieren.
Unser Ansatz
Unterstützung während des gesamten Lebenszyklus
Die PwC-Expert:innen verfügen über umfassendes Fachwissen und langjährige praktische Erfahrung bei der systematischen Aufdeckung von Compliance-Verstößen und für eine adäquate Fall- und Krisenreaktion. Wir unterstützen Sie während des gesamten Lebenszyklus eines Vorfalls oder einer Krise – von der Erfassung, Dokumentation und Bewertung eingehender Compliance-relevanter Verstöße über die Unterstützung bei der systematischen Bewältigung des Falls oder der Krisenlage bis hin zur Ermittlung von möglichen Schäden für das Unternehmen.
Anpassung an Ihre Rahmenbedingungen
Ein modularer Ansatz ermöglicht es, einen auf Ihr Unternehmen, Ihren Verantwortungs- und Managementbereich und Ihren individuellen Bedarf zugeschnittenen Ansatz zu wählen. Wir setzen die Module zielgerichtet und praxisorientiert auf, um im Verdachts- oder Ereignisfall schnell reagieren und die Ressourcen aktivieren zu können.
Leistungsoptimierte Vertragsbedingungen
Wir begleiten Sie bei der schnellen und wirksamen Reaktion auf eingehende Compliance-Vorfälle und dem damit verbundenen Fallmanagement sowie darin eingebetteten Untersuchungshandlungen. Das bedingt ein leistungsoptimiertes und auf Ihren Bedarf zugeschnittenes Vertragssystem. Auf dieser Grundlage arbeiten wir vertrauensvoll zusammen. Im Bedarfsfall können wir unser Portfolio rund um Response & Investigation Managed Services dann schnell und direkt aktivieren, um Sie optimal zu unterstützen.
Wir unterstützen Sie mit vier individuell anpassbaren und skalierbaren Modulen:
Case Management
In diesem Modul unterstützen wir beim Case Management und dem Umgang mit Compliance-Vorfällen und -Verstößen. Das Modul umfasst die Erstanalyse, Strukturierung, Planung, Steuerung und Überwachung eines Falls.
So läuft es ab:
- Wir nehmen eingehende Compliance-Vorfälle und -Verstöße initial auf, legen sie an und kategorisieren sie. Das können beispielsweise Whistleblowing-Hinweise, Medienberichte oder Red Flags sein, aber auch die subjektive Wahrnehmung eines Mitarbeitenden oder öffentliche Ermittlungen durch Behörden wie die Staatsanwaltschaft.
- Im zweiten Schritt folgt eine datenbasierte Analyse zur Bewertung und Klassifizierung von eingegangenen Whistleblower-Meldungen oder sonstigen Hinweisen, sofern es einen begründeten Anfangsverdacht gibt. Das Ziel ist, möglichst zielgerichtet und ressourcenschonend zu ermitteln.
- Wir unterstützen bei der Verwaltung von Aufgaben auf der Basis eines strukturierten Workflows, der das Nachverfolgen aller Schritte, die Einhaltung von Fristen, Dokumentation und die Aufbereitung von Ergebnissen umfasst.
- Wir erarbeiten Empfehlungen und Folgemaßnahmen, um einen effizienten und effektiven Untersuchungsansatz sicherzustellen.
- Nicht zuletzt begleiten wir bei der Umsetzung der Maßnahmen, deren Überwachung und dem Abstellen der Schwachstellen.
Investigation
Im Rahmen dieses Moduls unterstützen wir bei der effizienten und diskreten Aufklärung von Verdachtsmeldungen sowie der Planung und Durchführung forensischer Sonderuntersuchungen. Hierfür setzen wir state-of-the-art technologische Lösungen für die eDiscovery sowie die Analyse und Visualisierung von Daten ein.
So läuft es ab:
- Wir übernehmen das Project Management Office. In diesem Rahmen kümmern wir uns um die effiziente und diskrete Aufklärung von Verdachtsmeldungen und Vorfällen. Dafür bestimmen wir zuerst die Untersuchungsziele und -methoden, wobei wir rechtliche Regelungen und Einschränkungen berücksichtigen.
- Gleichzeitig planen wir die forensischen Sonderuntersuchungen und führen diese durch. Dies geschieht durch die Einbindung forensischer Technologien und Datenvisualisierungstools für Hintergrundrecherchen, forensische Analysen von strukturierten und unstrukturierten Daten und die Durchführung von forensischen Interviews. Unterstützt werden wir dabei von folgenden Bereichen:
- Global Intelligence Services: Beim Verdacht auf Interessenskonflikte führen wir Verbindungsrecherchen durch. Auch interessant
- eDiscovery Services: Wir setzen auf KI-unterstützte Early Case Assessments zur zielgerichteten und ressourcenschonenden Analyse von elektronischer Kommunikation. Auch interessant
- Financial Data Analytics: Wir nutzen automatisierte Analysen von Finanzdaten.
- Forensic Interviewing Services: Wir führen professionelle Befragungen als Bestandteil von internen Untersuchungen durch, zum Beispiel Hinweisgeber-Erstgespräche oder Untersuchungen der Personalabteilung.
- Forensic Reporting: Wir erstellen eine gerichtsfeste Sachverhaltsdokumentation über die durchgeführten Untersuchungsschritte und erlangten Erkenntnisse.
Crisis Management
Über dieses Modul lässt sich ein Fall- oder Krisenteam aktivieren, das die Compliance-Verantwortlichen bei Vorfällen oder Krisen unterstützt. Wir begleiten Sie bei der Bewältigung des Vorfalls oder der Krise und koordinieren die internen und externen Schnittstellen. Gleichzeitig bietet das Modul die Möglichkeit, ein dynamisches Monitoring von Krisensignalen als Frühwarnsystem aufzubauen.
So läuft es ab:
- Wir aktivieren ein vorbereitetes Fall- oder Krisenteam zur Unterstützung Ihres Compliance-Office. Dieses Modul eignet sich besonders bei Fällen mit hohem Komplexitätsgrad oder Skandalpotenzial.
- Wir begleiten das Fall- oder Krisenteam bei der Bewältigung des Falls oder der Krise. Dafür steuern und koordinieren die PwC-Expert:innen die Schnittstellen zu fallrelevanten internen Akteuren, Behörden, Anwaltsfirmen, Versicherungen oder Kommunikationsexpert:innen und übernehmen die Koordination der Fallkommunikation.
- Zudem unterstützen wir bei der Dokumentation sowie der Identifizierung und Evaluierung von Krisenrisikotypen und -arten.
- Nicht zuletzt übernehmen wir die Konfiguration und Aktivierung eines technologiebasierten Krisen-Risiko-Radars und bauen ein dynamisches Monitoring von schwachen und starken Krisensignalen auf – ein so genanntes Frühwarnsystem.
- Zudem entwickeln wir eine Struktur für die Krisenreaktion und Krisenplanung, aktivieren die Krisenreaktion und führen diese durch. Dazu gehört auch die Krisenkommunikation. Nicht zuletzt kümmern wir uns um die Krisennachsorge.
Claims and Conflict Management
Krisenereignisse führen zumeist zu Schadensersatzansprüchen für oder gegen Ihr Unternehmen. Zu diesem Modul zählt daher die Unterstützung bei der Quantifizierung der Ansprüche, der Verhandlung mit Ihrem Versicherer oder gar im Rahmen eines Streitverfahrens als Schadensquantifizierer.
Mit unserem krisenorientierten, strukturierten Vorgehen wollen wir Ihnen helfen, Entschädigungszahlungen zu maximieren sowie Risiken und negative Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu minimieren.
So läuft es ab:
- Wir unterstützen beim Claim Management, sprich bei der Streitbegleitung und Durchsetzung von Schadenersatzansprüchen. Dazu gehört auch die Ermittlung von Vermögensschäden, finanziellen Verlusten und zusätzlichen Kosten, um den daraus resultierenden Versicherungsanspruch zu quantifizieren.
- Wir sorgen mit unserer Kompetenz und Erfahrung für einen Dialog mit Ihrem Versicherer auf Augenhöhe.
- Wir nutzen bewährte Methoden und Best-Practice-Verfahren, um Sie durch den Prozess der Schadensregulierung zu navigieren.
- Wir reduzieren für Sie Zeitaufwand und Kosten, indem wir modernste technologische Lösungen einsetzen.
Ihre Vorteile
Freiraum für Wachstum
Sie können sich auf Ihr Kerngeschäft konzentrieren und zeitaufwändige Tätigkeiten und Projekte auslagern, etwa die Vorbereitung auf Compliance-Fallreaktionen, die strukturierte Erstreaktion, systematische Untersuchung von Compliance-Verstößen oder das komplexe Fall- und Krisenmanagement. Dadurch entstehen Freiräume für Ihre Wachstumsagenda und Ihr Alltagsgeschäft.
Zugang zu Expertenwissen
Wir verschaffen Ihnen Zugang zu einem breiten Pool an Expert:innen und Tools für forensische Dienstleistungen sowie ein adäquates Krisenmanagement entlang des gesamten Lebenszyklus eines Falls oder einer Krise.
Kosten und Ressourcen sparen
Sie können Ihre Kosten und Aufwände für Planung, Vorbereitung, Erkennung und Reaktion auf Compliance-Verstöße oder -Fälle nachhaltig senken. Durch die Nutzung unserer Managed Services ist es nicht mehr nötig, teure, neue Software für diesen Bereich zu beschaffen.
Die Stärken der Digitalisierung nutzen
Die Digitalisierung eröffnet enorme Wachstumschancen. Durch die in die einzelnen Module eingebetteten Tools helfen wir Ihnen dabei, Technologien gewinnbringend zu nutzen und die Prozesse in Ihrem Unternehmen grundlegend anzupassen.
Die Transformation vorantreiben
Das Auslagern von zeitaufwändigen Tätigkeiten unterstützt Ihr Unternehmen dabei, Kernprozesse neu zu definieren und die Transformation des Unternehmens voranzutreiben.
„Compliance-Verstöße sind oft komplex und bergen hohes Skandalpotenzial. Deshalb ist es ratsam, das Management eines solchen Vorfalls oder einer Krise an Profis auszulagern.“
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