Tax Compliance Management System

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Sounia Kombert
Partnerin bei PwC Deutschland
Leiterin Indirekte Steuern
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Besser mit System

Finanzverwaltung und Strafverfolgungsbehörden ermitteln bei Verstößen gegen Vorgaben immer effizienter, speziell im sensiblen Bereich der Umsatzsteuer. Auch der Gesetzgeber handelt. Mit dem angekündigten Verbandssanktionengesetz wird ein funktionierendes und gelebtes Tax-Compliance-Management-System (TCMS) noch einmal stärker von Unternehmen und Verantwortlichen gefordert. Das Vorhandensein eines TCMS und die Qualität eines TCMS wird - so das Gesetz verabschiedet wird - gesetzlich verankert Einfluss auf Sanktionshöhe oder gar Sanktionsverhängung haben. Das ist ein Grund, warum Tax-Compliance-Management-Systeme (TCMS) immer häufiger auf der Agenda der Geschäftsführung, aber auch der internen Revision stehen.

Entlastung durch das richtige System

Behalten Sie die Kontrolle 

Ausgangspunkt der Betrachtung ist die Umsatzsteuererklärung. Fehler hier oder in der Voranmeldung und deren spätere Korrektur führen regelmäßig zu zwei Fragen: Wie ist eine „einfache“ Korrekturanzeige (§ 153 Abgabenordnung, AO) von einer strafbefreienden Selbstanzeige abzugrenzen und wann liegt ein vorwerfbares Verschulden der Organisation vor? Wird Organisationsverschulden festgestellt, steht der Vorwurf einer Steuerhinterziehung oder „leichtfertigen Steuerverkürzung“ im Raum und damit die persönliche Haftung der Geschäftsführung. 

Die Befreiung von einer Haftung ist nur dann möglich, wenn ein Unternehmen ein TCMS oder internes Kontrollsystem (IKS) für Steuern unterhält, das die wesentlichen umsatzsteuerlichen Risiken des Unternehmens berücksichtigt. Zu einem TCMS ist niemand verpflichtet und es kann auch nicht jeden steuerlichen Fehler ausschließen. Aber es erbringt den Nachweis oder ist zumindest ein Indiz dafür, dass Fehler bei der Erfüllung der steuerlichen Pflichten weder vorsätzlich noch leichtfertig geschehen sind.

Die Finanzverwaltung hat dieser Sichtweise ausdrücklich zugestimmt und folgendes festgestellt: Die Einrichtung eines innerbetrieblichen Kontrollsystems kann ein Indiz dafür sein, dass Vorsatz oder Leichtfertigkeit ausscheiden. Ein TCMS kann also das Risiko drohender Geldbußen oder Strafverfahren reduzieren und die Funktionsträger vor Haftung schützen. 

Praxishinweis und Steuerrichtlinie 

Die Beschaffenheit eines TCMS hat das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) in einem Praxishinweis (PS) beschrieben. Es soll sich an den Vorgaben des IDW PS 980 orientieren. Als aktuell bester verfügbarer Indikator für Unternehmen in Deutschland sollte dieser Praxishinweis als Maßstab für die Einrichtung solcher Systeme dienen. 

Kultur, Ziele und Organisation von Compliance lassen sich gut in einer Steuerrichtlinie regeln. Sie dokumentiert das Bekenntnis zu einer Compliancekultur sowie das Commitment zur Einhaltung ihrer Ziele. Die Organisationsstruktur wird skizziert und es werden Verantwortlichkeiten für die Einhaltung der Compliance definiert.

Die Umsatzsteuer im Fokus 

Im Zentrum eines TCMS steht die Umsatzsteuer. Das liegt nicht nur an den hohen monetären Risiken. Bei der oft IT-gestützten Umsatzsteuerfindung können kleinste Ungenauigkeiten oder Fehleinstellungen zu erheblichen umsatzsteuerlichen Risiken führen. Die allergrößten Risiken bergen nicht Fehler bei der Erstellung einer Umsatzsteuererklärung, sondern in anderen Unternehmens- und Funktionsbereichen. Das macht das Design eines umsatzsteuerlichen CMS, die Identifikation und Bewertung von Risiken und die Definition geeigneter Maßnahmen zur Sicherstellung der Compliance, aber auch ihre Überwachung und Verbesserung zu einer hochkomplexen Aufgabe. 

Brisant ist zum Beispiel die Prüfung beim Eingang einer Rechnung – in aller Regel eine Kernaufgabe der Kreditorenbuchhaltung. Sicherzustellen ist zum einen die zutreffende Steuerfindung, zum anderen die Erfüllung formaler Anforderungen. Hier sind geeignete Maßnahmen und Kontrollen zur Risikoabschirmung zu definieren und zu implementieren. 

Optimierung der Prozesse 

Weitere relevante Unternehmensbereiche sind der Einkauf, die Stammdatenverwaltung, aber auch der Vertrieb und das Customer Relationship Management. Überall dort werden Entscheidungen getroffen und Daten in das System zur Ressourcenplanung (ERP) eingegeben, die Auswirkungen auf die gebuchte und später in den Steuererklärungen angemeldete Umsatzsteuer haben. Schon die bloße Zahl der Transaktionen macht es nahezu unmöglich, anlässlich der Erstellung der Steuererklärung sämtliche Einträge zu kontrollieren.

Im besten Fall werden Fehler „an der Quelle“ identifiziert und unterbunden oder korrigiert. Die Einführung eines CMS für die Umsatzsteuer betrifft daher nahezu alle Unternehmensbereiche und Prozesse. Folglich ist es eine der Hauptaufgaben innerhalb eines TCMS, zunächst einmal die Prozesse und deren Schritte zu identifizieren, bei denen relevante Entscheidungen getroffen und Handlungen vorgenommen werden. Anschließend gilt es dann herauszufinden, welche Kontrollen durchgeführt und wie sie dokumentiert werden. Die Steuerabteilung selbst hat in aller Regel wenig Kenntnisse von diesen Vorgängen. Insofern dient ein TCMS oft zunächst auch dazu, Prozesse zu identifizieren, zu ordnen und gegebenenfalls neu zu strukturieren.

Sichtbarkeit durch Dokumentation 

Eine weitere Herausforderung besteht in der Dokumentation der Prozesse und Kontrollen. Die operativen Prozesse der meisten Unternehmen sind geeignet, umsatzsteuerlichen Risiken wirksam zu begegnen. Gleichzeitig werden sie aber oft nur unzureichend oder uneinheitlich dokumentiert und kommuniziert. Die Implementierung eines TCMS macht die bestehenden Prozesse durch Dokumentation visibel und damit Kontrollen und Maßnahmen überhaupt erst zugänglich.

Analyse der Geschäftsprozesse 

Ein TCMS sollte nicht auf einzelne Unternehmens- oder Funktionsbereiche beschränkt sein. Auch grundlegende Themen im Unternehmen sollten geprüft werden, wie etwa die Einstellungen im ERP-System oder die personelle Ausstattung der Umsatzsteuerfunktion. Bei Letzterer zeigt sich oft: Es fehlen Regelungen für eine Vertretung oder eine mangelnde personelle Ausstattung macht sie unmöglich. Sind Prozesse in Shared Services Center ausgelagert, ist die steuerliche Vor- und Weiterbildung des dort tätigen Personals sicherzustellen und es ist zu prüfen, ob die ausgelagerten Aufgaben dort überhaupt sinnvoll abgebildet werden können.

Bestehende Geschäftsprozesse genauer unter die Lupe zu nehmen, Schwachstellen zu analysieren sowie Abläufe zu verbessern und Kontrollen einzuführen sind höchst anspruchsvolle Unterfangen. Die Komplexität vieler Prozesse ist nicht zu unterschätzen, denn manches hat sich im Lauf der Zeit einfach eingeschliffen oder es fehlen Vergleiche mit Wettbewerbern. Aber der Aufwand lohnt sich, denn am Ende stehen fast immer schlankere Prozesse, effizientere Abläufe, Zeit- und Kostenersparnisse, Risikominimierung und umsatzsteuerliche Compliance. Der aus einem TCMS-Projekt im Bereich Umsatzsteuer sich ergebende Mehrwert ist immens.

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